Responsable de la Plateforme des subventions et du Guichet unique H/F

Délégation à la Jeunesse et à la Vie associative

Classification

Métier de rattachement :

Poste de catégorie A

Lieu d’affectation : Bobigny, immeuble Européen 2

Fonction d’encadrement : OUI

Prime : encadrement

Quotité de travail : 100 %

Environnement du poste de travail

Pôle Ressources et Stratégie Transversale

Délégation à la Jeunesse et à la Vie Associative - Composition de l’équipe : 10 agent.e.s

Pôle « Guichet unique, Contrôle et évaluation des subventions » - Composition du Pôle : 2 agent.e.s A, 1 agent.e B, 2 agent.e.s C

Position du poste dans l’organisation

Supérieur hiérarchique direct : Responsable du Pôle Guichet unique, Contrôle et évaluation des subventions

Contexte et raison d’être du poste :

Le Département de la Seine-Saint-Denis soutien chaque année un grand nombre d’associations, notamment par le biais de subventions en fonctionnement ou en investissement, pour un montant global de plus de 52 millions d’euros. Les modalités d’attribution des subventions sont multiples : subventions annuelles en fonctionnement, appels à projets thématiques pilotés par les directions etc. L’harmonisation des procédures de subventions aux associations à échelle de la collectivité, de même que l’amélioration du contrôle et du suivi des subventions attribuées sont des enjeux forts.

En ce sens, deux grands projets seront déployés à partir de janvier 2025 à l’échelle de la collectivité :

• une Plateforme des subventions, qui permettra de centraliser, instruire et suivre toutes les demandes de subventions adressées au Département ;

un Guichet unique, qui aura pour mission d’assurer la complétude des dossiers déposés et opérer un contrôle juridique et financier de premier niveau de ces dossiers

Eu sein de la Délégation à la Jeunesse et à la Vie Associative, composée de 10 agent.e.s, le Pôle « Guichet unique, contrôle et évaluation des subventions » est garant de la conduite de ces démarches, et doit assurer leur pilotage tout en accompagnant méthodologiquement l’ensemble des directions pour y parvenir.

Encadré par le responsable du Pôle, le responsable de la Plateforme des subventions et du Guichet Unique pilotera la mise en œuvre et le suivi du Guichet unique en coordination étroite avec les autres missions de la Délégation (notamment le volet accompagnement des associations). Il animera également le suivi de la Plateforme des subventions.

Missions principales :

Dans le contexte d’un déploiement généralisé du Guichet unique à l’échelle de la collectivité à partir de janvier 2025, la montée en charge des missions ci-dessous s’opérera de manière progressive.

Encadré par le responsable du Pôle Guichet unique, Contrôle et Evaluation des subventions, le responsable de la Plateforme des subventions et du Guichet unique aura pour mission de :

A 70% du temps :

Encadrer les agent.e.s de l’équipe du Guichet unique de pré-instruction des subventions et superviser l’activité du Guichet unique dans le cadre de la démarche usagers :

• Assurer la position de référent.e du Guichet unique auprès de l’ensemble des Directions départementales pour garantir la fluidité des relations entre le Guichet unique et les Services en charge de l’instruction technique des demandes ;
• Encadrer l’équipe d’agent.e.s du Guichet unique (1B, 2C), organiser leurs missions et les accompagner dans leur montée en compétences ;
• Garantir la qualité de l'instruction administrative des demandes de subvention en pilotant au quotidien le fonctionnement du Guichet unique : mettre en place des procédures de contrôle des dossiers, garantir la bonne mise en œuvre des procédures de contrôle des dossiers, prioriser le traitement des dossiers, réguler l’activité et solutionner les points de blocage dans le traitement des dossiers ;
• Elaborer et faire vivre des outils de pilotage et de reporting permettant le suivi du fonctionnement du Guichet unique ;
• Mener une démarche d’évaluation annuelle du Guichet unique et de ses actions ;
• Participer, si nécessaire en renfort de l’équipe, au traitement des dossiers ;
• Assurer la continuité de service du Guichet unique le cas échéant.

A 30% du temps :

Assurer le fonctionnement opérationnel de la plateforme de dépôt et d’instruction des subventions de la collectivité (Plateforme des subventions), outil sur lequel travaille le Guichet unique :

• Assurer la position de référent.e de la Plateforme des subventions auprès de l’ensemble des Directions départementales pour garantir une bonne acculturation de leurs agent.e.s à l’outil et son utilisation efficiente (construction d’outils et de supports de formation, animation de formations en présentiel ou en webinaire, animation de la communauté interne d’utilisateurs) ;
• Mettre à jour la cartographie des dispositifs de subventionnement avec l’ensemble des Directions départementales (fonctionnement et investissement) ;
• Paramétrer les dispositifs de subventionnements dans l’outil ;
• Répondre aux blocages de la Plateforme des subventions ;
• Appuyer le Pôle « accompagnement de la vie associative » dans toutes les démarches visant à accompagner les partenaires à la bonne utilisation de cet outil.

Ponctuellement :

• Apporter un soutien sur les autres missions de la Délégation, en fonction de plan de charge et des pointes d’activité.