Responsable administratif.ve de l'Ecole de Management de la Sorbonne

Sous l'autorité du Directeur de l'UFR06, le/la Responsable administratif/ve assure le pilotage des services administratifs de la composante dont Il/elle assume l'encadrement, l'organisation et la coordination. Il ou elle participe au développement de la structure.


ACTIVITES PRINCIPALE :
1° PILOTAGE ET MANAGEMENT DES SERVICES ADMINISTRATIFS DE L'ECOLE DE MANAGEMENT DE LA SORBONNE
• Encadrement et animation de l'équipe administrative de l'UFR composée de 2 agents de cat. A, 10 agents de cat. B et 14 agents de cat. C
• Organisation et répartition des activités des personnels administratifs en cohérence avec les objectifs et les besoins de l'UFR
• Suivi des services, des carrières et congés des personnels administratifs de l'UFR - Gestion prévisionnelle des emplois de l'UFR
• Réalisation des entretiens professionnels, des rapports de titularisation, des dossiers de promotions (TA, liste d'aptitude)
• Gestion des conflits et des dossiers litigieux avec le concours de la direction des affaires juridiques
• Recrutement des personnels Biatss
• Accompagnement du développement professionnel des personnels
• Prévention des risques psychosociaux au sein de l'équipe administrative


2° AIDE AU PILOTAGE DE LA COMPOSANTE, CONSEIL ET ACCOMPAGNEMENT DU DIRECTEUR DE LA COMPOSANTE DANS L'ORIENTATION STRATEGIQUE DE LA POLITIQUE DE L'ECOLE DE MANAGEMENT DE LA SORBONNE
• Formulation de propositions, préconisation de choix ou de solutions (préparation des dialogues de gestion pour la partie administrative notamment)
• Sécurisation juridique des activités de la composante et veille juridique
• Représentation du directeur pour les domaines de l'administration et de la gestion
• Contribution aux réflexions et travaux relatifs aux projets et à la stratégie de la composante (dialogues stratégiques et de gestion, évaluation du HCERES, mise en œuvre du projet stratégique d'établissement…)
• Appui à la Direction de l'UFR06 dans la préparation des conseils d'UFR et l'inscription dans l'ordre du jour, Elaboration du PV et des synthèses de délibération, coordination avec les instances, suivi et mise en application des décisions du conseil d'UFR
 
3° GESTION ADMINISTRATIVE
• Coordination de l'ensemble des opérations de la gestion de la scolarité des étudiants
• Contrôle de l'application des règles et des procédures administratives, conseil et veille en matière règlementaire, statutaire et contentieuse
• Accompagnement des campagnes de candidature, des commissions pédagogiques d'admission et des processus d'examen des dossiers jusqu'à leur admission (Parcoursup, Campus France et Ecandidat)
• Supervision et accompagnement, en relation avec le service du planning et les gestionnaires des différents diplômes, de l'établissement des plannings des enseignements pour chaque rentrée universitaire, en prenant en compte les demandes de modification de salle
• Supervision et accompagnement, en lien avec le délégué aux relations internationales, de l'accueil, de l'inscription et de la gestion des étudiants en séjour d'études (Erasmus et programmes internationaux)
• Supervision du bon déroulement des semestres d'enseignement, des sessions d'évaluation, ainsi qu'à l'organisation des jurys d'examens
• Suivi des services des Enseignants-Chercheurs titulaires
• Suivi des primes
• Suivi administratif et financier des enseignants vacataires
• Représentation de l'UFR pour la partie administrative auprès des instances de l'Université (présidence, Direction générale des services, conseil des directeurs de composante, réunion des Responsables administratifs)
•  Correspondant des responsables des administrations de l'Université Paris 1 Panthéon-Sorbonne (DAFB, DAJI, DRH, DEVE, DL, DPI, DRI, DPEIP)
• Participation à la réalisation des indicateurs et à la production des bilans statistiques et répondre aux enquêtes et audits demandés en interne et en externe (MESRI, Cour des Comptes)
• Mise en place d'actions de communication en interne et en externe à destination des étudiants, des enseignants et des personnels administratifs

4° GESTION FINANCIERE
• Elaboration du budget de l'EMS, en collaboration avec la direction des affaires financières et du budget (DAFB), en contrôler son exécution et assurer le suivi des budgets (enveloppe de formation et suivi de la campagne annuelle de collecte de la taxe d'apprentissage)
• Etablissement et suivi des diverses conventions avec les partenaires extérieurs à la composante
• Participation à la recherche des financements (taxe d'apprentissage).