Coordinateur des affaires comptables H/F

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DATE DE PUBLICATION	10/10/2024	TYPE DE CONTRAT	Titulaire, Contractuel
RECRUTEUR	DG DES PATRIMOINES ET DE L'ARCHITECTURE	CATÉGORIE	B
LIEUX DE TRAVAIL	Île-de-France	SALAIRE	Non communiqué
VALABLE JUSQU'AU	09/11/2024

Poste

Les missions principales :

Réceptionner, enregistrer et vérifier les demandes d'engagements financiers transmises par les services métiers : contrôle des devis et de la régularité des procédures, mise en signature, saisie dans l’outil Chorus formulaires pour édition des bons de commande par le ministère ;
Réceptionner, enregistrer et vérifier les demandes de paiement transmises par les services métiers : contrôle des services faits et saisie dans l’outil Chorus formulaires,
Assurer le suivi des dossiers en cours, notamment s’agissant de l’obtention des bons de commande et des services faits et de la mise à jour des outils de suivi,
Suivre l’exécution financière des marchés publics à l’aide de l’outil Chorus,
Contrôler la disponibilité des crédits et alerter la hiérarchie en cas d’anomalies constatées,
Contribuer aux travaux de fin de gestion : recensement des immobilisations et des charges à payer.

Les missions secondaires :

Suppléance du régisseur d’avances et de recettes en cas de besoin : au niveau de la régie mais aussi des factures dématérialisées provenant des services,
correspondant local(e) Chorus – DT (frais de mission et de déplacement temporaire), contrôle des factures et validation, suivi de l’enveloppe dédiée,
gestion et suivi des immobilisations (formation interne possible), mise à jour de l’inventaire en lien avec les services métiers et le bureau de la qualité comptable (BQC),
Appuyer la cheffe de service et son adjoint en produisant des restitutions depuis l’outil Chorus cœur (marchés publics, services faits, ou autre à la demande).
Alerter la hiérarchie sur les dossiers litigieux et/ou complexes et présenter des solutions de résolution, en lien avec le BQC,

Chaque gestionnaire financier est responsable d'un portefeuille qui peut couvrir plusieurs services métiers des Archives (maintenance, travaux, logistique, accueil des publics...).

À ce titre, il est l’interlocuteur privilégié des services métiers pour l'engagement et la mise en paiement des dépenses. Il est également le principal interlocuteur du bureau de la qualité comptable qui, au sein du secrétariat général du ministère, assure le contrôle des engagements et des dépenses, leur saisie dans Chorus et l’interface avec le service comptable ministériel.

Conditions particulières d’exercice - spécificités du poste/contraintes/sujétions

Déplacements ponctuels sur le site parisien pour assurer la suppléance du régisseur.

Poste à temps plein avec possibilité de télétravail

Profil

De formation BAC, une bonne aisance relationnelle et un fort esprit d’équipe. Une bonne connaissance des domaines d’intervention. Le sens du service public.

Compétences techniques :

Connaissance des règles budgétaires et de la comptabilité publique,
Connaissance des marchés publics,
Connaissance de la réglementation des régies,
Connaissance de Chorus (Chorus formulaires, Chorus-DT et restitutions), formation possible,
Maîtrise des outils bureautiques (traitement de texte, tableur),
Maîtrise des outils de communication (messagerie, internet).

Savoir-faire :

Grande rigueur,
Capacité d'organisation,
Aisance avec les chiffres.

Compétences comportementales :

Aptitude au travail en équipe,
Discrétion professionnelle,
Sens des relations humaines,
Savoir rendre compte.

Employeur

Les Archives nationales (AN), service à compétence nationale du ministère de la Culture, sont le plus grand centre d’archives d’Europe. Mémoire de la France, elles conservent et communiquent aux publics les archives de l’État depuis le Moyen Âge, celles des notaires parisiens et des archives privées d’intérêt national. Elles contribuent à la connaissance de l’histoire et au partage des valeurs citoyennes auprès du grand public, en particulier des plus jeunes, par leurs expositions, publications et autres activités de médiation. Implantées à Pierrefitte-sur-Seine, siège de l'institution, et à Paris, dans le quadrilatère historique des Archives, au cœur du Marais, les AN comptent un effectif d’environ 500 agents. Les grandes orientations stratégiques de l’institution sont développées dans le cadre de la Stratégie 2021-2025 des AN. La refondation de l'institution se poursuit avec l’ouverture en 2024 d’un restaurant administratif et la construction d’une extension à l’horizon 2027 sur le site pierrefittois, ou encore le schéma directeur des AN pour le site parisien comportant un important programme de restauration, réhabilitation et mise aux normes. De plus amples informations peuvent être obtenues sur le site internet des AN : http://www.archives-nationales.culture.gouv.fr

Au sein de la direction administrative et financière des Archives nationales, le service budgétaire et comptable est chargé de l'élaboration du budget, de la gestion des demandes d'engagements et de paiements et de la relation avec le Bureau de la qualité comptable, du suivi de l'exécution financière et du contrôle de gestion. Outre la cheffe de service, son adjoint et une chargée de mission, le service est composé d’un coordinateur des affaires financières, d’un coordinateur des affaires comptables, de deux gestionnaires financiers et d’un régisseur.

Liaisons hiérarchiques : La cheffe de service du service budgétaire et comptable
L'adjoint à la cheffe du service budgétaire et comptable

Liaisons fonctionnelles : L'ensemble des directions, départements et services des Archives nationales, le pôle patrimoine du Bureau de la qualité comptable au Secrétariat général du ministère de la culture et de la communication.

Informations employeur

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Contact pour information sur le poste :

courriel 1 : Isabelle Maciel, cheffe du service budgétaire et comptable,
tél. : 01 75 47 20 52, [email protected]

courriel 2 : Patricia Saïah-Adda, responsable du recrutement, tél. : 01 75 47 21 90,
[email protected]

Poste ouvert aux agents titulaires de la Fonction publique relevant de la catégorie B , corps principal de Secrétaire administratif et groupe RIFSEEP 3 ou par voie de détachement dans ce corps ou aux agents contractuels groupe d’emploi 2 de la circulaire Albanel.

Préciser dans l’objet du message : l’intitulé du poste et le numéro Choisir le service public de la fiche de poste (ex : Candidature agent d’accueil, de surveillance et de magasinage, référence CSP).

Dans le cadre de sa stratégie de Responsabilité Sociale des Organisations (RSO), le Ministère de la Culture et ses établissements publics s’engagent à promouvoir l’égalité professionnelle et la prévention des discriminations dans leurs activités de recrutement. Une cellule d’écoute, d’alerte et de traitement est mise à la disposition des candidats ou des agents qui estimeraient avoir fait l’objet d’une rupture d’égalité de traitement.

Modalités de recrutement : les candidatures seront examinées collégialement par au moins 2 personnes formées au processus de recrutement.

Tous les postes du Ministère de la culture et de ses établissements sont ouverts aux personnes reconnues comme travailleurs handicapés.

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