Secrétaire administratif F/H

LE DÉPARTEMENT DES PYRÉNÉES-ORIENTALES RECRUTE

Un·e Secrétaire administratif·ve F/H (Catégorie C / Filière administrative) au Pôle des Solidarités / Direction des Maisons Sociales de Proximité de Perpignan.

DESCRIPTION DU POSTE

Rattaché·e hiérarchiquement au Coordonnateur Administratif Responsable du Service Administration Générale, le·la candidat·e retenu·e assurera les missions suivantes :

Ressources Humaines :

• Suivi Ressources Humaines (RH) des Agents·es de la Direction des Maisons Sociales de Proximité de Perpignan (suivi des arrêtés, accompagnement des demandes de Temps Partiel, gestion des absences…), en lien avec les Services de la Direction des Ressources Humaines ;
• Gestionnaire GTT (Gestion du Temps de Travail) : gestion des anomalies, des absences exceptionnelles, contrôle des badgeages…;
• Gestionnaire NOTILUS (validation de 1er niveau des notes de frais) ;
• Gestionnaire Formation en lien avec le Pôle des Solidarités ;
• Gestionnaire Télétravail (suivi des conventions et de la GTT des Agents·es de la Direction) ;
• Gestionnaire administratif·ve des dossiers fonctionnels des Agents·es de la Direction ;
• Remplissage des outils de suivi RH.

Logistique :

• Formaliser les demandes d’intervention liées aux bâtiments (Allo DLB/GMAO) (électricité, plomberie, serrurerie, petits travaux…) et effectuer leur suivi ;
• Gestion des équipements sur les différents sites (mobiliers, gros et petits matériels) ;
• Gestion des cartes badges et accès bâtiments ;
• Formaliser les demandes d’intervention liées aux outils informatiques et téléphoniques (Allo DSI/Pythéas) : gestion et suivi téléphones portables, AVAYA et commande de matériel ;
• Suivi des dépannages photocopieurs + commande de cartouches d’encre (MTM bureautique et Direction des Systèmes d’Information) ;
• Gestion et suivi des mouvements de mobilier en lien avec les autres Directions ;
• Préparation des matériels et des accès des nouveaux arrivants ;
• Gestion des fournitures (commande, réception, rangement, distribution) ;
• Gestion des véhicules en lien avec le Pôle Flotte Automobile (révisions, contrôles techniques, réparations…).

Actions transversales :

• Tri et distribution du courrier entrant ;
• Mise à jour annuaire des Agents·es de la Direction ;
• Réception et distribution des tickets restaurant.

Relations fonctionnelles :

• Liens avec les autres Équipes / Services / Pôle des Solidarités / et Partenaires locaux.