Assistant Naissances et Mariages (H/F)

INTERNE/EXTERNE

La Direction de la Sécurité, de la Prévention et des Services à la Population, recherche

Un Assistant Naissances et Mariages (H/F)

Dans le cadre d’emplois des Rédacteurs Territoriaux (Réf. 5041)

MISSIONS

Sous la responsabilité du Chef d’unité, vous assurez l’accueil du public, vous renseignez les usagers sur les démarches à accomplir et recevez leurs déclarations et demandes, vous dressez les actes de l’état civil et procédez aux formalités administratives.  

A ce titre, vos missions sont les suivantes :

Accueil du public :

Vous renseignez les administrés, en adaptant votre attitude aux différents publics, sur les démarches à accomplir et les documents à fournir pour l’enregistrement des divers évènements d’état civil (naissance, reconnaissance, mariage, PACS, divorce, changement de régime matrimonial, changement de nom ou de prénoms, etc…) ;

Vous recevez les déclarations de naissance et de reconnaissance, ainsi que les demandes de changement de nom ou de prénoms ;

Vous recevez les futurs époux pour le dépôt de leur projet de mariage et les partenaires pour l’enregistrement de leur déclaration de PACS ;

Vous contactez au besoin les interlocuteurs référents (officiers de l’état civil, maternités…) ;

Vous assistez l’élu lors des célébrations de mariage, y compris lors des mariages in extremis, à domicile ou  en maison d’arrêt.

Gestion administrative :

Vous dressez les actes de l’état civil (actes de naissance, de reconnaissance, de mariage) et en délivrer des copies et extraits ;

Vous transcrivez les jugements déclaratifs de naissance et les jugements d’adoption plénière ;

Vous accomplissez les diverses formalités concomitantes ou postérieures à l’établissement des actes (établissement ou complément des livrets de famille, transmissions à l’INSEE, avis de mention, courrier d’information…) ;

Vous instruisez les dossiers de mariage et de PACS en contrôlant les conditions de fond et de forme ;

Vous procédez à la publication des bans selon les modalités réglementaires ;

Vous rédigez les différents courriers et notes liés à l’instruction des dossiers ;

Vous planifiez et organisez les cérémonies de mariage;

Vous vérifiez la conformité des demandes de mise à jour transmises par les juridictions, avocats, notaires ou particuliers ;

Vous mettez à jour les actes de l’état civil par l’apposition des mentions marginales sur les registres d’état civil en vous assurant de leur formulation conformément aux circulaires applicables ;

Vous instruisez les demandes de rectification des actes de l’état civil.

Activités diverses :

Vous participez à la publicité des actes d’état civil et à la polyvalence des compétences au sein du service, notamment avec l’Unité Décès Cimetières, en cas de besoin ;

Vous assurez l’intérim du Chef d’Unité en cas d’absence et à la demande de la hiérarchie.

CONDITIONS D’EXERCICE

Obligation d’être titulaire de la fonction publique (pour avoir la qualité d’officier de l’état civil) / Accueil du public du lundi au vendredi, de 8h00 à 17h30/Travail le samedi par roulement de 9h à 12h et pour les cérémonies de mariage jusqu‘à 18h/ Déplacements occasionnels sur le territoire de la commune (mariages in extremis et à domicile, mariages et reconnaissances en maison d’arrêt) / Confidentialité / Fonction de mandataire de régie