Assistant direction F/H

Numéro de référence 1-0007770

Intitulé offre Assistant, assistante direction F/H

Famille de métiers 09 - Affaires générales

Emploi-repère 090104 - Assistant, assistante direction/métier

Type de contrat CDI/Fonctionnaire

Part Variable sur Objectif (PVO) PVO à 4%

Autre gratification Emploi doté de la nouvelle bonification indiciaire de 20 points

Régime de temps Badgeage

Entité DRHF00 DR HAUTS-DE-FRANCE

Lieu de travail France: LILLE

Manager offre d’emploi Chloé MATHIEU

Nom du demandeur 00054836 - Céline MAFOULA

Chargé de recrutement et CRH 00051851 - Morgane DE BO, 00054836 - Céline MAFOULA

Mission générale

Rattaché(e) au directeur régional, vous aurez pour missions :

• Assurer le secrétariat du Directeur régional ; 
• Prendre en charge et suivre pour le compte du Directeur régional des dossiers spécifiques ;
• Participer au collectif des assistantes pour assurer le bon exercice des missions mutualisées (gestion du standard, gestion de la boite mail générique, accueil physique des interlocuteurs externes, gestion du courrier...;) ;
• Garantir le bon fonctionnement de l'activité administrative au sein de la DR Hauts de France, en particulier la vie du site de Lille ;
• Assurer une circulation fiable de l'information ;
• Jouer un rôle d'interface avec l'ensemble des interlocuteurs internes et externes à la DRT / DR HDF ;
• Piloter l'action mécénat de la Direction régionale ;
• Prendre en charge les missions ponctuelles confiées. 

Ces missions reflètent l'essentiel de l'activité à ce jour mais sont susceptibles d'ajustements au regard des évolutions futures de la direction. Vous pourrez aussi participer à des projets transversaux liés à votre activité.

  ACTIVITES PRINCIPALES

• Organiser le travail administratif et favoriser la communication en interne et vis-à-vis des autres entités de la CDC
• Accueillir les interlocuteurs, orienter les appels, transmettre et assurer le suivi des messages téléphoniques et courriels 
• Rédiger et mettre en forme des courriers, notes, comptes rendus, ...; 
• Le cas échéant vérifier la conformité des documents avant signatures 
• Préparer les dossiers nécessaires aux réunions 
• Gérer le courrier ainsi que le classement et l'archivage numérique et papier 
• Gérer l'emploi du temps, la tenue et le suivi des agendas, plannings de travail,  
• Organiser les réunions et le suivi (réservations de salles, suivi logistique, confirmations, accueil des participants) en tenant comptes des priorités
• Organiser les déplacements (création des ordres de missions, réservation : billets, hôtels...;) ; 
• Piloter l'action mécénat de la Direction régionale 
• Assurer un suivi DCLIC, optimisation et mises à jour, et recherches préparatoires aux actions marketing notamment
• Le cas échéant assurer le suivi complet de dossiers et prendre en charge l'organisation d'évènements spécifiques (actions de communication, organisation de séminaires...;).