Assistant de formation - IAE F/H

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DATE DE PUBLICATION	21/01/2025	TYPE DE CONTRAT	CDD
RECRUTEUR	UNIVERSITE DE BORDEAUX	CATÉGORIE	B
LIEUX DE TRAVAIL	Bordeaux	SALAIRE	De 20 000€ à 30 000€
CODE POSTAL	33000	VALABLE JUSQU'AU	22/03/2025

Poste

A partir de janvier 2025, le budget de l'unité d'apprentissage est intégré au budget de l'IAE, ce qui donne une plus grande visibilité et l'entièreté du suivi administratif du contrat.
L'assistant en formation fait partie intégrante du service « formation tout au long de la vie » et est directement rattaché au chef de service. Ainsi, la bonne exécution des contrats / conventions de formation, la recherche de fonds propres, la promotion de la formation continue seront des objectifs constants. Les missions s'étendent également à des tâches administratives.
L'assistant de formation assure l'ensemble des actes de gestion administrative de l'inscription à la diplomation en passant par la saisie des plannings, l'organisation des examens ou encore la vérification des conventions de stage. Il s'agit de respecter les procédures universitaires et ou déclinées en interne (archivage). L'activité suppose l'utilisation de logiciels propres à la structure.
L'assistant de formation gère un portefeuille et est l'interlocuteur privilégié des apprenants et enseignants, responsable de mention dans ce périmètre.
Des missions spécifiques pourront être développées tel que le soutien de la pédagogie, la valorisation des actions, le renforcement des partenariats entreprises en lien avec la personne en charge des relations extérieures.
Activités principales :
Gestion matérielle et administrative d'un parcours de formation
• Vous saisissez les plannings des enseignements, vous répondez aux demandes des enseignants, vous recensez les besoins pour les examens et centralisez les sujets ;
• Vous gérez les opérations d'admission et alimentez des tableaux de bord en lien avec la soutenabilité ;
• Vous participez activement à l'organisation et au suivi des jurys de délibération, des conseils de perfectionnement et aux enquêtes de satisfaction ;
• Vous accueillez les usagers, aidez à la recherche d'un stage, et participez à l'organisation d'évènements.
Suivi administratif des contrats d'apprentissage
• Vous assurez la gestion administrative sur un logiciel interne (YPAREO) ;
• Vous envoyez mensuellement les relevés de présence et suivi des livrets d'apprentissage ;
• Vous assurez la gestion administrative et financière des ruptures.
Missions transverses au poste d'assistant de formation
• Vous vérifiez et fiabilisez les heures d'enseignement réalisées en suivant le cadre de la maquette de formation ;
• Vous contribuez au bon archivage des documents sur le réseau, renseignez le tableau de suivi des archives papier ;
• Vous fixez les dates d'examen, remplissez un tableau commun, envoyez en reprographie les sujets et êtes l'interlocuteur des surveillants.
Activités associées
• Vous proposez, soutenez et portez les projets destinés à améliorer la qualité du service ;
• Vous participez le cas échéant, à la surveillance des examens.

Profil

Titulaire d'un diplôme de niveau 4 (baccalauréat) et ayant une expérience professionnelle d'au moins 2 ans dans le domaine administratif ou associatif, cette fonction requiert :
• des techniques de communication, d'expression écrite et orale
• une bonne connaissances des outils bureautiques et une capacité à vous adapter rapidement à de nouveaux outils
• des qualités organisationnelles (sens des priorités, respect des délais)
• un bon sens de la rigueur et des qualités relationnelles (accueil, diplomatie, travail en équipe).
Plus d'informations :
C'est un poste caractérisé par des relations institutionnelles omniprésentes que ce soit avec les entreprises ou les organismes de financement.
Contexte de travail :
• Possibilité de bénéficier jusqu'à deux jours de télétravail par semaine avec un plan de formation en interne sur les sites de Pessac et Talence.
• Présence possible un samedi par mois au vu du calendrier des cours et examens
Poste basé 35, avenue Abadie - Bordeaux, accès tram ligne A arrêt "Jardin Botanique", bus citéis 45, vélo.
CDD de 24 mois à compter du 1/04/2025 au 31/03/2027
Rémunération brute mensuelle : 2 000 à 2 135 € selon votre profil et votre expérience.
Avantages liés au poste :
• Forfait de congés dès votre première année de contrat
• Prise en charge à 75% de l'abonnement aux transports en commun de Gironde
• Participation à la mutuelle à hauteur de 15€ / mois
• Restauration subventionnée
• Des offres loisirs, sport et culture pour tous les personnels
• Forfait "mobilités durables" sur trajet domicile – travail
• Parcours d'accueil et formations

Processus de recrutement : après la période de publication de l'annonce, nous prendrons contact avec les candidats retenus pour un entretien organisé avec le(s) manager(s) et le chargé de recrutement.
Conseil : votre lettre de motivation est lue et nous apporte des éléments complémentaires à votre CV !

Employeur

Une université ouverte, créative, indépendante, exigeante. Labellisée « campus d’excellence » par le gouvernement français, l’université de Bordeaux se positionne parmi les plus grandes universités européennes. Elle propose un large éventail de formations pluridisciplinaires, de la licence au doctorat et forme chaque année près de 56 000 étudiants et actifs.

Une recherche innovante et structurée. L’université de Bordeaux a fait de la recherche sa marque distinctive. Reconnue à l’international, elle rassemble plus de 4000 enseignants-chercheurs et chercheurs. Sa collaboration avec les partenaires scientifiques tels que le CNRS, l'Inserm, mais également les nombreux prix internationaux décernés à ses chercheurs, témoignent de son exigence scientifique.

Ouverte sur le monde. L’université de Bordeaux affirme sa vocation internationale avec 60 programmes internationaux en licence, master et doctorat et des partenariats avec près de 700 universités dans le monde. Ouverte sur son environnement, attentive aux évolutions sociétales, elle est aujourd’hui un acteur incontournable du territoire aquitain et y joue un rôle moteur dans le développement économique.

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