ASSISTANT DE DIRECTION DES SERVICES TECHNIQUES F/H

Service : Direction des Services Techniques 
Intitulé du Poste : Assistant(e) de direction 
Statut : Catégorie C        
Responsable Hiérarchique : Directeur des services techniques N+1)
                Directrice Générale des Services (N+2)
 

Missions :

1 / Lien avec les usagers :

• Suivi des réponses aux courriers et aux mails des habitants (suivi chrono poste, travail en lien avec les responsables pour répondre aux besoins des habitants) ;
• Secrétariat de l’élu de secteur (prise de rendezvous, gestion du suivi des parapheurs, etc.) ;
• Enregistrement des demandes des usagers :

• Reformuler la demande des usagers (habitants, services)
• Enregistrer la demande dans le fichier GUP
• Transmettre la demande au responsable concerné en cas d’urgence
• Alerter les techniciens lorsque le nombre de GUP non traité est anormalement élevé.

2 / Suivi des actes administratifs de la direction :

• Traitement des demandes d’arrêtés en lien avec le technicien (publication sur logiciel + envoi aux partenaires) ;
• Traitement des demandes de DICT en lien avec le technicien ;
• Traitement des délibérations de la direction ;
• Suivi du chrono des arrêtés et des DICT ;

3 / Gestion de l’activité de la direction :

• Réalisation des plannings des services (régie bâtiment, maintenance bâtiment, Espaces Verts) ;
• Suivi de la gestion administrative du personnel du CTM :

• Réalisation du planning des présences
• Envoie des primes d’insalubrité au service des Ressources Humaines

• Mise à jour du chrono de suivi des commissions urbanisme et travaux.

4 / Gestion financière :

• Réalisation des bons de commande pour les dépenses (fonctionnement et investissement) ;
• Gestion de l’état budgétaire de la direction (pourcentage de réalisation par ligne, reliquats des engagements, factures annulées en attente d’avoir, etc.) ;
• Enregistrement et suivi financier des marchés publics de la Direction des Services Techniques sur le logiciel CIRIL ;
• Suivi et gestion des problèmes de facturation/réclamation des entreprises en lien avec les responsables des services ;
• Suivi des subventions (élaboration des dossiers, suivi des versements, etc.) :
• Aide auprès des responsables du CIM (choix des imputations, formation CIRIL, etc.).

5 / Gestion administrative des syndicats PIR et SIFOMA en lien avec le directeur délégué aux finances e aux moyens :

• Elaboration des pièces administratives nécessaires à la tenue des conseils syndicaux (ordre du jour, délibération, note de synthèse, compterendu, rapport d’activité, etc.) ;
• Convocation des élus aux conseils syndicaux ;
• Présence aux conseils syndicaux 4 à 5 fois par an.