Assistant de Direction

DGCAV

La DPARC est un direction mutualisée de la direction générale à la culture, organisée en 5 pôles de compétences qui relèvent d'une gestion municipale, mutualisée ou métropolitaine. Au sein du pôle ressources, l'assistant.e ressources de la DPARC exerce les missions principales suivantes :

Activités principales

Assurer le secrétariat courant de direction
-Gérer le courrier sous Postman entrant et sortant de la direction : suivi des circuits de validation et de signatures
-Mettre en forme notes et divers documents, rédiger des comptes rendus, suivre leur diffusion
-Classement physique et informatique (mails notamment), actualiser les procédures et suivre les plans de classement
-Gérer et suivre l'agenda en lien étroit avec le directeur et la responsable de la cellule de gestion ainsi que le secrétariat des élu.e.s
- Organiser les réunions relevant de la direction et du pôle ressources : participation ponctuelle pour prise de notes, gestion des relations avec les partenaires externes
- Assurer les contacts avec les partenaires en interne (directions de la ville et/ou de Nantes Métropole) ou externe.

Assurer le suivi administratif de dossiers spécifiques
- Assurer le suivi administratif des passages en instances (préparation des rétroplanning, recensement des sujets à l'ordre du jour, transmission des documents, gestion des versions, création et alimentation de la base de données des instances)
- Assurer les missions de référente logistique du site de Briord : suivi gestion quotidienne (entretien, déclaration et suivi des incidents 1er niveau)
- Assurer un appui administratif du patrimoine affecté à la DPARC : création des outils de suivi /organisation réseau…

Suivre et participer à la coordination administrative des informations de la direction
L'assistant.e ressources de la DPARC travaille en lien étroit avec les assistantes des services (pole partenariat / assistante conservation / Chronographe / recherche archéologique / archives). Dans ce cadre, vous assurez une mission de suivi transversal et de ressources pour les services :
- Coordonner les commandes de fournitures et petits matériels (recensement auprès des services, commande, répartition…)
- Participer au suivi des instances et processus décisionnel (décisions, conventions…)
- Assurer le suivi des ordres de mission
- Assurer les missions de référent archives

Participer à la gestion ressources humaines de proximité
- Assurer les fonctions de gestionnaire temps pour les agents du site de Briord
- Assurer la suppléance de la chargée Rh sur les sujets de gestion quotidienne RH

Assurer la permanence de l'accueil physique, téléphonique, de traitement et gestion de courrier (en lien avec les autres assistantes de la direction, situé sur le site de Briord)