Assistant de Direction de pôle - H/F

Fonction RIFSEEP : Assistant de manager stratégique
Groupe : B1
IFSE poste : 490,00 €

DGA Education Culture Jeunesse Sports Loisirs
Pôle Culture Sports
 

Catégorie B

Filière :

• Administrative

Type de contrat : Par voie Statutaire Non Statutaire

Cadre d'emploi :

• Rédacteurs territoriaux

Lieu : Montpellier Domaine Départemental de Pierresvives

Date limite de candidature : 29 sept. 2024

 

Le Département de l‘Hérault fait le choix de valoriser la Culture et le Sport comme de véritables leviers pour leurs actions responsables et solidaires. Ils contribuent à la cohésion sociale et territoriale, à l’épanouissement des individus et à l’émancipation des citoyens.

Pleinement conscient de ses enjeux, le département de l’Hérault entend promouvoir une culture et une pratique sportive accessible à tous. Il est engagé dans une politique responsable au regard des enjeux contemporains environnementaux et climatiques.

Dans cet environnement stimulant et dynamique, le pôle Culture et Sports, porteur de projets fédérateurs sur le territoire, recherche notre prochain·e assistant·e de direction.
 

Vos missions principales seront les suivantes :

En intégrant le Pole culture et Sports composé de 5 Directions et de 230 agents, vous aurez l’opportunité :

• D’assister le·la Directeur·trice de Pôle Culture Sports dans la préparation et la mise en œuvre de ses missions, en lien avec les 5 directions placées sous sa responsabilité, ainsi qu’en lien avec les directions et services du Conseil départemental, avec les partenaires institutionnels et les autres organismes.
• De coordonner les informations relatives aux affaires traitées par le Pôle, et d’apporter une aide permanente au directeur·trice du Pôle en termes d'organisation professionnelle, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et de suivi des dossiers pour faciliter le fonctionnement du pôle.
• De préparer et d’assurer le suivi des dossiers, ainsi que la gestion des relations avec l’ensemble des interlocuteurs du Pôle Culture Sport.
• D’apporter conseil et expertise auprès des assistantes de directions et secrétaires du pôle culture sports.

Activités Poste :

• Participe à l'organisation de la vie professionnelle du directeur : organisation, déplacements et suivi de l'agenda, prise de rendez-vous, rappel des informations importantes, préparation de réunions,
• Réalise et met en forme des travaux de bureautique : courriers, power-point...
• Assure un suivi de projets et activités de la direction : préparation et suivi du déroulé des dossiers, classement et archivage
• Coordonne les centres de coûts (formation, remplacements, fournitures…)
• Assure l'accueil téléphonique et physique et coordonne le travail des assistantes de direction et secrétaires
• Organise et planifie des réunions : rédige les ordres du jour en concertation avec les directeurs, veille au respect des délais de transmission des documents, rédige des comptes rendus, assure la logistique et l'organisation matérielle
• Développe des relations fonctionnelles : contacts directs et échanges permanents avec les directions, relations et travail de coordination entre les services...
• Aide au montage d'évènements particuliers
• Ressources humaines : gestion des plannings de congés, JTL, TPL, CET en coordination avec les gestionnaires chronos du pôle, relaye les informations RH, assure le suivi et la gestion des heures de récupération et des heures supplémentaires des agents du pôle
• Respecte les engagements de la démarche qualité accueil du public
• Traite le courrier produit et reçu par l'ensemble des services du Pôle (gère les parapheurs et logiciels afférents)
• Assure la bonne circulation de l'information tant au sein de la Direction, qu'avec l'ensemble des directions et services de la collectivité
• Assure l’intérim de l’assistante de la DGA ECJSL (tri et suivi du courrier papier et virtuel, accueil téléphonique)