ASSISTANT ADMINISTRATIF H/F

Sous la supervision de la responsable du pôle Cohérence territoriale et en lien avec plusieurs chargées de mission, l’assistante administrative est chargée d’apporter un appui administratif au sein du pôle.

MISSIONS

Pass Thelle Bus (PTB) :

Prise des appels téléphoniques

Information téléphonique sur le fonctionnement du service PTB

Gestion des pénalités

Gestion et facturation des dérogations scolaires (période juin à décembre)

Suivi des statistiques du réseau, gestion des recettes mensuelles

Préparation des opérations de communication pour promouvoir le service

Gestion des demandes de transport des communes dans le cadre du nouveau marché en groupement pour le compte des communes (piscine dans le temps scolaires, voyages…)

Voies douces :

Appui dans le déroulement des dossiers de création de liaison/sente de la gestion des acquisitions foncières à la réception des travaux en lien avec le Bureau d’études, les communes/EPCI

Covoiturage :

Appui dans le suivi de la prestation de covoiturage sur le territoire pour communication aux élus et communication pour promouvoir le dispositif

Accueil collectif de mineurs (ancien ALSH) :

Enregistrement et confirmation des demandes de transport pour les accueils de loisirs (mail et tableur)

Envoi par mail des demandes au prestataire transport après vérification du supérieur hiérarchique

Etablissement des bons de commande (logiciel CIRIL Finances)

Voirie :

Etablissement des pièces administratives du marché accord cadre voirie (bon de commande sur le logiciel CIRIL Finances) et procès-verbaux pour préparation à la signature et transmission aux communes/titulaire du marché) et suivi à réaliser

Transmission des métrés des projets de travaux au titulaire du marché

Suivi administratif des chantiers en cours et appui pour l’organisation des nouveaux

Logement :

Appui dans la préparation des CALEOL (accès au SNE),

Appui dans le recensement et le suivi de la vacance des logements (Rédaction de courriers - publipostage)

Appui dans la préparation des ateliers Autonomie (Réservation de salle, rédaction et envoi des invitations, organisation matérielle des évènements…)

Appui sur l’Observatoire du foncier et de l’habitat (recueil de données, élaboration de tableaux de suivi)

Conférence Intercommunale du Logement (rédaction et envoi des invitations, organisation matérielle des évènements, rédaction de compte rendu)

Transition Ecologique :

Appui dans le suivi des prestations de thermographies et cadastre solaire (rédaction et envoi de courriers, des invitations, participation à l’organisation matérielle des évènements, participation aux évènements en soirée auprès du public)

Renseignements téléphoniques

Gestion de demandes de rdv pour la restitution des résultats de la thermographie

Rédaction de comptes rendus

Général :

Courriers divers inhérents au Pôle

Appui pour la préparation des demandes de subvention

Préparation des réunions, des commissions

Suivi et planification de réunions et de l’agenda des équipes,

Suivi, tri, classement et archivage des dossiers administratifs.

MISSIONS PONCTUELLES

Participation à l’opération de communication du Pass Thelle Bus : animation et présence pour des évènements ponctuels (semaine de la mobilité en septembre par exemple) pour promouvoir le service

Soirées de restitution auprès du public de la mission de Thermographie et cadastre solaire