Assistant administratif - DPVIHE H/F

Grand Paris Sud Est Avenir (GPSEA) est un établissement public territorial francilien dont le siège est à Créteil. Cette collectivité territoriale regroupe 16communes et 321 066 habitants, au sein d'un territoire diversifié, à la fois urbain et rural. Elle administre un territoire de quelques 100 km², avec un effectif de près de 1200 agents publics et un budget annuel consolidé de l’ordre de 220 M €. Le Territoire est desservi notamment par le RER A et D, la ligne 8 du métro et l'A86. 

Grand Paris Sud Est Avenir dispose de serres de culture pour les végétaux destinés au fleurissement des communes membres et d’une pépinière produisant vivaces, graminées, arbustes et arbres destinés à la végétalisation des espaces verts des villes. 

L'agent assurera les missions suivantes :

- Accueillir physiquement dans le bâtiment pédagogique les personnes externes ou internes à GPSEA et répondre aux appels téléphoniques de la DPVIHE

- Suivre et contrôler les courriers, les demandes sur 6TZEN, les parapheurs RH, les mails généraux et assurer son dispatching à la direction et aux responsables de pôles

- Préparer et organiser les réunions internes : dossiers nécessaires, supports (ordinateurs, vidéo projecteur) et tenir le planning de réservation de la salle pédagogique

- Co-rédaction, mise en forme des documents administratifs de la direction (notes de service, notes au DGA, comptes rendus de réunions,…) et assurer leurs diffusions

- Tenue des plannings Outlook du binôme de direction et coordination des réunions de la DPVIHE (avec les agents, membres du CODIR, GPSEA…)

- Préparer les dossiers nécessaires aux réunions auxquelles participe le binôme de direction (enveloppe de gestion, réunions budgétaires, CODIR, réunions DGAC…)

- Gérer les stocks de bureautique et de produits d’entretien de la collecte des besoins à l’établissement de la commande

- Organiser et suivre l’archivage des documents de la DPVIHE

- Maintenir une veille juridique en lien avec les activités de la direction

• Référente RH pour la DPVIHE :

- Tenue du planning journalier et hebdomadaire prévisionnel pour le volet RH et formation et assurer son suivi par une actualisation quotidienne

- Coordination entre la DPVIHE et les différents services de la DRH (journal des absences, gestionnaire paie et carrière, recrutements…)

- Déclaration mensuelle des heures supplémentaires et des primes de conduite

- Veille et suivi des candidatures pour les recrutements sur Gestmax

- Suivi des stagiaires et des contrats spécifiques (PEP’S…)

- Suivi des ordres de missions des agents

• Référente formation pour les agents de la DPVIHE :

- Référente auprès de l’ensemble des agents pour les questions de formation, préparation concours et concours. Production du plan de formation annuel de la DPVIHE