Agent d'accueil et de gestion de la vie du bâtiment H/F

Rattaché au service Assurances et services généraux, vous assurez vos missions en binôme et participez à l'accueil et la gestion quotidienne du bâtiment. 

Dans ce cadre, vos principales missions sont :

Gestion de la relation usager et de l'accueil du bâtiment 

• Accueillir, informer et orienter les visiteurs, agents et fournisseurs, 
• Contribuer à la sécurité des locaux (accès visiteurs, suivi des badges etc.)
• Répondre aux appels téléphoniques, prendre des messages et rédiriger les appels vers les interlocuteurs concernés
• Gérer le courrier entrant et sortant 
• Assurer la réception et la distribution des colis et des fournitures 

Accompagnement des services dans l'organisation d'évènements internes et externes au bâtiment 

• Organiser et superviser les réceptions et évènements réalisés dans le bâtiment, 
• Préparer et organiser les salles de réunion (réservation, mise en place...)
• Veiller au bon fonctionnement du matériel et à la bonne disposition des salles de réunion, 
• Assurer l'approvisionnement des commandes de fournitures diverses et alimentaires lors des réunions et évènements (café, jus de fruit, viennoiseries...)
• Assurer le service de table lors des repas et évènements 
• Coordonner l'ensemble des prestations du marché événementiel à venir.

Gestion de la vie quotidienne du bâtiment 

• Veiller au bon entretien du bâtiment en réalisant un état des besoins de l'établissement et, le cas échéant, passer les commandes appropriées, 
• Veiller à la sécurité, à l'entretien et à la propreté du bâtiment et signaler les cas échéant aux services concernés, 
• Participer à des projets transversaux selon les besoins des services

Gestion administrative

• Gérer les budgets et contrôler les dépenses de fournitures évènementielles, 
• Effectuer diverses tâches administratives telles que la rédaction de courriers, la gestion de dossiers