UN RESPONSABLE ADMINISTRATIF ET FINANCIER h/f - par voie statutaire ou à défaut, par voie contractuelle

Le responsable administratif et financier est le garant de la bonne gestion des ressources et des flux financiers liés à l'exploitation des installations et du suivi des relations financières entre la Ville et le délégataire, ainsi que du suivi de l'exécution du contrat en étroite collaboration avec le directeur pour la salle de l'Aréna.
ACTIVITES :
En tant que régisseur des piscines municipales vous êtes en lien avec l'exploitation des installations (vente des billets d'entrée, abonnements, locations de matériel, remboursements, etc.) et assurez le respect des procédures comptables et réglementaires. Vous préparez les rapports nécessaires pour le contrôle de la régie et collaborez avec les services de contrôle interne et les auditeurs externes afin de garantir la conformité des opérations. Vous avez pour autre mission le pilotage du logiciel de régie et la relation avec son fournisseur.
Gestion administrative et financière des équipements sportifs
Vous élaborez et suivez les budgets de la direction avec votre hiérarchie et les services financiers de la Ville. Vous assurez la gestion financière et comptable des équipements sportifs en gestion directe (piscines, stade Maurice David) en optimisant les budgets. Vous gérez la commande publique et la passation des marchés relatifs aux équipements (fournitures, travaux, prestations de services) en lien avec votre hiérarchie et la direction de la commande publique. Vous êtes le garant des relations financières entre la Ville et le délégataire et l'exécution du contrat de la DSP de l'Arena.
Gestion des conventions de mise à disposition des équipements
Vous définissez les modalités et pilotez l'attribution des créneaux d'utilisation des équipements (piscines, stade Maurice David) en faveur des usagers. Vous rédigez, suivez et gérez les conventions de mise à disposition des équipements sportifs auprès des associations et partenaires. Vous participez aux négociations des termes des conventions, en veillant à l'optimisation de l'utilisation des équipements tout en respectant les orientations politiques et les besoins des usagers. Vous devez veiller au respect des obligations contractuelles des partenaires, (redevances et utilisation adéquate des équipements).
Coordination administrative et gestion des ressources humaines
Vous assurez la gestion du personnel des grands équipements (gestion des plannings en lien avec le chef de service et les chefs d'établissement, suivi des absences, gestion des heures supplémentaires, formation, congés, etc.) et veillez à la bonne application des procédures administratives et au respect des obligations légales (autorisations, assurances, etc.). Vous répondez, en lien avec le directeur et les services municipaux dédiés, aux différentes demandes relevant d'un caractère administratif. Vous préparez les dossiers relatifs aux équipements et êtes présent aux instances (Conseil municipal, contrôle de légalité).
Reporting financier et analyse
Vous établissez les rapports financiers afin d'informer votre hiérarchie de la performance budgétaire et des enjeux financiers des infrastructures. Vous proposez des actions correctives ou d'optimisations afin de garantir une meilleure gestion financière des ressources ; suivi des indicateurs clés de gestion des équipements (fréquentation, coûts de fonctionnement, recettes) et recommandation de stratégies d'amélioration.
Suivi financier et contractuel de la délégation de service public (DSP) de l'Aréna du Pays d'Aix
Vous assurez le suivi des flux financiers entre le délégataire de l'Aréna du Pays d'Aix et la Ville, en contrôlant les redevances perçues et les compensations versées avec la vérification de la conformité des comptes rendus financiers transmis par le délégataire et l'assurance de la bonne application des clauses financières du contrat de DSP.
Vous accompagnez votre hiérarchie dans le suivi de l'exécution du contrat de DSP, définition et analyse d'indicateur de performance et participation aux échanges avec le délégataire. Vous analysez les rapports annuels d'activité de l'Aréna et proposez des recommandations financières et contractuelles ; vous participez aux comités de suivi et de programmation de la DSP pour évaluer la performance délégataire et anticipez les ajustements éventuels du contrat.