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- Technicien en gestion administrative H/F
DATE DE PUBLICATION | 25/07/2024 | TYPE DE CONTRAT | ||
RECRUTEUR | UNIVERSITE PARIS SACLAY | CATÉGORIE | ||
LIEUX DE TRAVAIL |
Université Paris-Saclay, UFR des Sciences – Laboratoire de Physique des Solides UMR 8502 - Orsay | SALAIRE |
Non communiqué | |
CODE POSTAL |
91400 | VALABLE JUSQU'AU |
23/09/2024 |
Poste
Mission du service / positionnement hiérarchique :
Au sein de l’administration du laboratoire et plus particulièrement dans le pôle gestion administrative, assurer l’assistance administrative des équipes de recherche et en particulier les missions des visiteurs·es extérieurs·es et le soutien logistique à l’organisation de manifestations (conférences, séminaires…).
Missions principales de l’agent·e :
- Effectuer la gestion administrative et logistique des déplacements professionnels des personnels de l’unité et des invités·es (visiteurs·es scientifiques étrangers·ères, intervenants·es pour les séminaires, colloques ou jurys de thèse …)
- Assurer l’organisation et le soutien logistique de manifestations nationales et internationales (conférences, séminaires, colloques)
- Assurer le suivi budgétaire des évènements en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière
- Gérer les calendriers et contrôler les échéances
- Établir et liquider les états de frais des missionnaires invités·es
- Alimenter et mettre à jour la base des publications scientifiques du laboratoire
- Interagir et négocier avec les fournisseurs·es et les sous-traitants·es
- Interagir et répondre aux demandes d’informations des autres services et des partenaires extérieurs
Profil
Connaissances, savoirs :
- Connaissance des modes de fonctionnement des administrations publiques
- Connaissance générale des règlementations et techniques de la gestion administrative, comptable et financière de la fonction publique, notamment concernant les missions
- Avoir une connaissance de l’organisation de la recherche scientifique
- Maitriser la langue anglaise niveau B1
Savoir-faire (Compétences opérationnelles) :
- Maitriser les techniques et outils de bureautique : traitements de texte, tableurs, bases de données
- Savoir rédiger des messages, documents et courriers administratifs en français et en anglais
- Utiliser les logiciels spécifiques à l’activité (des formations internes seront proposées) : ESR MISSIONS, SIFAC, GESLAB
- Savoir hiérarchiser et organiser ses activités en tenant compte des contraintes et des échéances, respecter les délais
- Mettre en œuvre des procédures et des règles
Savoir-être (Compétences relationnelles & comportementales) :
- Avoir le sens de l’organisation
- Savoir travailler en équipe
- Savoir rendre compte de son activité
- Respecter la confidentialité
Employeur
Née de la volonté conjuguée d’universités, de grandes écoles et d’organismes de recherche, l’Université Paris-Saclay compte parmi les grandes universités européennes et mondiales, couvrant les secteurs des Sciences et Ingénierie, des Sciences de la Vie et Santé, et des Sciences Humaines et Sociales. Sa politique scientifique associe étroitement recherche et innovation, et s’exprime à la fois en sciences fondamentales et en sciences appliquées pour répondre aux grands enjeux sociétaux. Du premier cycle au doctorat, en passant par des programmes de grandes écoles, l’Université Paris-Saclay déploie une offre de formation sur un large spectre de disciplines, au service de la réussite étudiante et de l'insertion professionnelle. Elle prépare les étudiants à une société en pleine mutation, où l’esprit critique, l’agilité et la capacité à renouveler ses compétences sont clés. L’Université Paris-Saclay propose également un riche programme de formations tout au long de la vie. Située au sud de Paris sur un vaste territoire, l'Université Paris-Saclay bénéficie d’une position géographique favorisant à la fois sa visibilité internationale et des liens étroits avec ses partenaires socio-économiques - grands groupes industriels, PME, start-up, collectivités territoriales, associations...
Site web : https://www.universite-paris-saclay.fr
Etablissement handi-accueillant et attaché à la mixité et à la diversité
- De nombreuses activités culturelles et sportives sont proposées et accessibles facilement pour tout collaborateur dans le cadre de la politique de bien-être au travail développée à l’Université Paris-Saclay.
- Des possibilités de restauration proches des lieux de travail.
- Un accompagnement des agents pour leur développement professionnel et la préparation aux concours de la fonction publique
- Deux jours hebdomadaires de télétravail possibles sous certaines conditions.
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