Responsable Administratif et Financier de l'UFR ERITES (H/F) (TITULAIRE/CONTRACTUEL)

Membre de l'équipe de direction de la composante et en collaboration avec le directeur de l'UFR, le.la responsable administratif.ve et financier.e assure la gestion administrative et financière de la composante. Il/elle assure, auprès du directeur, l'encadrement, l'organisation et la coordination des services administratifs de la composante. Il/elle a un rôle de conseil sur la gestion du personnel et la gestion budgétaire de la composante
Principales missions :
- Contribuer à la mise en œuvre et à l'évolution de la politique de l'UFR en coordonnant les moyens humains, financiers et techniques mis à disposition dans le respect de la règlementation.
- Organiser et animer la fonction financière de la composante en participant à l'élaboration et au suivi de l'exécution du budget : préparation et élaboration du budget initial, du budget rectificatif, suivi des recettes (Contrats de professionnalisation, taxe d'apprentissage), suivi de la masse salariale (heures complémentaires et tutorat), suivi des conventions et élaboration des bilans financiers.
- Préparer et participer aux dialogues de gestion.
- Représenter la direction auprès des partenaires internes et externes, et des tutelles.
- Apporter expertise et conseil auprès de la directrice et du conseil de composante.
- Préparer les conseils d'UFR (convocation des conseillers et rédaction du compte-rendu), organiser les élections principales et partielles.
- Réaliser des tableaux de bord, assurer le suivi des indicateurs, produire des bilans et des statistiques, utiliser les outils informatiques métiers.
- Répondre aux enquêtes demandées en externe (Ministère) ou en interne.
- Rendre compte à sa Direction, assurer un reporting de l'activité des fonctions supports sous sa responsabilité.
- Proposer et concevoir des outils de gestion administrative, des procédures et des documents pour améliorer le fonctionnement de la structure.
- Préparer les campagnes d'emploi BIATSS.
- Participer aux campagnes de recrutement des enseignants notamment contractuels.
- Assurer le recrutement des tuteurs d'accueil, des surveillants d'examen.
- Gérer le personnel titulaire et non titulaire : organiser le temps de travail des agents, élaborer les fiches de poste, mise à jour de l'organigramme, conduire les entretiens professionnels, dossiers de promotions (liste d'aptitude, tableau d'avancement), définir les besoins en formation.
- Organiser les emplois du temps des formations : déterminer les besoins, organiser le planning des enseignements avec les différentes formations, établir le planning des salles.
- Gérer des locaux : proposer et suivre les aménagements des locaux communs de la composante. Le cas échéant faire les demandes de travaux etc.
- Assurer le suivi des travaux de la commission pédagogique.
- Suivre l'évolution de la règlementation et des techniques du domaine géré, constituer une documentation de référence.
- Assurer la circulation de l'information, communiquer avec les services de la structure et les partenaires extérieurs.
- Mettre en place des actions de communication à destination des divers membres de la composante : personnels administratifs, usagers, enseignants, enseignants-chercheurs, intervenants extérieurs (affichages, mise en ligne, mailings etc).
- Mettre en œuvre et contrôler l'application des règles et des procédures administratives et de gestion de son domaine.
- Assurer et contrôler la mise en œuvre des règles d'hygiène et de sécurité.
- Respecter la règlementation en matière d'hygiène et sécurité au travail.
- Assurer la liaison avec les instances et les services centraux de l'université.
- Participer aux réunions des directeurs de composantes.
- Rendre compte auprès de la directrice générale des services.
- Participer aux réunions des responsables administratifs de composante de l'université.