Référent du marché des Halles (H/F)

Vous assurez la gestion quotidienne du Marché des Halles sur les plans administratif, technique et financier en veillant au contrôle et suivi rigoureux de l'établissement et de ses usages. Véritable relais entre les occupants du site (commerçants, bureaux et services situés en mezzanine) et la collectivité (propriétaire du bâtiment), vous serez garant de la bonne application et du respect des règles et process au sein de ce bâtiment municipal en veillant à maintenir les équilibres et enjeux notamment commerciaux pour les occupants.

ACTIVITÉS PRINCIPALES GESTION ADMINISTRATIVE ET FINANCIÈRE DES HALLES
• Fonction accueil : accueillir, renseigner, et veiller à l'installation des nouveaux occupants (accueil physique et téléphonique). Etre à l'écoute des commerçants et instaurer un dialogue de confiance.
• Supervision et coordination des occupants et intervenants extérieurs (entreprises extérieures au sens du Code du travail) en lien avec le responsable unique de sécurité du site.
• Rédiger et assurer le suivi des dossiers et des conventions établis avec les commerçants.
• Suivi des indicateurs de gestion dans le respect du budget alloué, procéder au suivi des charges annuelles.
• Préparer et suivre le budget des halles y compris analyse des demandes de subventions, rédaction des bons de commande. Établissement des décomptes de charges.
• Veiller à la bonne application des procédures de gestion et de fonctionnement des Halles.
• Animer la commission de concertation des Halles : organisation de la commission (ordre du jour, présentation Powerpoint, préparation de salle, animation de la séance, élaboration et diffusion du compte rendu).
• Rédaction de courrier, notes, consignes et tout autre document administratif nécessaire à la bonne gestion et tenue du site.
• Assister le responsable unique de sécurité dans l'accomplissement de ses missions (planification des formations incendie avec les occupants, mise à jour du registre de sécurité).
• Assurer une veille juridique nécessaire à la mise à jour des documents internes (règlement intérieur, conventions, etc.).
• Rédaction et amendement du règlement intérieur.

GESTION TECHNIQUE DES HALLES
• Acquérir une parfaite maitrise du bâtiment sous tous les angles et le rôle des principaux intervenants.
• Coordination des services municipaux et des entreprises intervenantes sur le bâtiment pour les opérations de maintenance et des travaux à réaliser en lien avec le référent bâtiment et le responsable unique de sécurité.
• Accueillir les entreprises et prestataires divers intervenant au sein du bâtiment.
• Faire appliquer le règlement intérieur du site auprès des différents occupants / rappeler les consignes autant que de besoin / proposition de mise en œuvre d'actions correctives si nécessaire auprès du SHD et indicateur de suivi / mise en œuvre et suivi des procédures de sanctions.
• Assurer le suivi des entreprises prestataires de service pour le compte de la Ville :
• nettoyage en lien et en appui avec le service entretien des locaux : contrôle du site après intervention du prestataire + contrôle commerçant (reportage photo et compte rendu à l'appui pour transmission moyen généraux pour suite à donner auprès de l'entreprise- être force de proposition dans les actions à mener.
• prestation de surveillance des Halles : planification du temps de travail de l'agent de sécurité, établissement des bons de commande, reporting si nécessaire auprès de la société et passation des consignes aux agents présents etc.

• Participer et assurer le suivi des commissions de sécurité en qualité de chef d'établissement et en lien avec le responsable unique e sécurité du site (levée des observations, préparation des visites, mise à jour du registre et des consignes d'évacuation etc.).
• Recensement et analyse de 1er ordre des demandes d'évolution et ou d'intervention formulées par les occupants sur les installations.

PROMOTION DU SITE
• Travailler en lien avec l'association pour la promotion du marché des Halles (APMH) et la direction de la communication de la Ville à la promotion du site.
• Proposer et mettre en œuvre des actions en faveur du développement commercial des Halles.
• Être acteur et force de proposition dans la modernisation des Halles et de ses usages, participer à faire évoluer positivement les mentalités et être porteur des messages de la collectivité tout en contribuant à renforcer la cohésion interne des occupants.

MODALITÉS ET CONTRAINTES DU POSTE • Lieu de travail : Marché des Halles.
• Réunion exceptionnelle en soirée, pendant la pause méridienne.
• Travail le samedi matin en fonction des besoins (une fois par mois maximum).