Gestionnaire PIX F/H

Au sein de la cellule Soutien à la transformation, le/la gestionnaire PIX assure des fonctions polyvalentes d'assistance administrative, financière, logistique dans le respect des règles et des procédures internes de l'établissement. Il/elle réalise et alimente des tableaux de bord, cahiers de procédures et effectue le reporting sur les activités.
Le/la gestionnaire PIX est spécifiquement dédié au projet institutionnel PIX. Il/elle participe à la conduite du projet, en lien avec l'ensemble de l'équipe projet. En plus des missions décrites plus haut, il/elle réalise, en lien avec le Chargé de mission PIX, l'accueil et la gestion des demandes externes concernant PIX et la communication autour du projet. Il/elle organise et gère les sessions de certifications PIX. Il/elle participe à l'élaboration et à l'organisation des contenus de formation avec l'équipe pédagogique du projet. En lien avec le coordonnateur de la Cellule Soutien à la transformation, il/elle assure la mise en place et la mise en œuvre des procédures de gestion du projet, en relation avec d'autres services de l'université (DAJ, DF, DC, FC, etc.) et réalise la gestion comptable de la ligne budgétaire dédiée.
En complément de ces missions spécifiques, il/elle interviendra en soutien dans la gestion et l'organisation des actions de formation orchestrées par la MAPI à destination de la communauté enseignante, dans l'accompagnement des équipes pédagogiques à la mise en œuvre d'enquêtes d'évaluation des enseignements par les étudiants, via la prise en main et la gestion des procédures et du logiciel d'enquête dédié (SPHINX), ainsi que dans la gestion des stagiaires accueillies chaque année au sein du service. Il/elle sera amené́.e dans ce cadre à collaborer avec les différentes cellules d'activités du service.
Activités principales :
Dans le cadre du projet institutionnel PIX :
• Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes (personnels) et externes (usagers)
• Participer à la gestion administrative et financière du projet en appliquant les procédures dédiées
• Alimenter des tableaux de bord, faire des extractions dans les systèmes d'information administratif et financier
• Construire et mettre en place des outils d'analyse, de pilotage, de régulation (indicateurs)
• Élaborer et rédiger un cahier des charges
• Gérer le(s) agenda(s) et contrôler les échéances
• Instruire les dossiers en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière
• Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives à la gestion du projet
• Répondre aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieur
• Sélectionner et diffuser de l'information en interne et en externe
• Procéder aux opérations d'engagement, liquidation, mandatement
• Collecter et contrôler les pièces justificatives nécessaires aux opérations de gestion
• Assurer le suivi des relations avec les différents partenaires, entreprises, organismes sociaux, services publics
• Assurer la circulation de l'information, communiquer avec les services de la structure et les partenaires extérieurs
Dans le cadre de missions complémentaires :
• Assurer le soutien logistique des activités de formation proposées par le service (gestion des locaux, du matériel, des plannings, des inscriptions)
• Assurer le soutien logistique des activités d'enquête mises en œuvre par les équipes pédagogiques via la prise en main du logiciel SPHINX (saisie et suivi des phases de récoltes des données).
• Participer à la gestion des stagiaires accueillis au sein du service (conventions de stage, gratifications, etc.)