Gestionnaire pédagogique et administratif

ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL (structure d'accueil du poste)
Département ou service de la structure : Chimie Catégorie/Corps : B / CDD Technicien
Le département de chimie de l'École Normale Supérieure est une structure d'enseignement et de recherche, implantée sur plusieurs sites, et qui compte environ 250 agents de statuts différents (enseignants- chercheurs, chercheurs, BIATSS ou ITA, doctorants, post-doctorants, stagiaires...). La structure de recherche est organisée au sein de deux unités mixtes de recherche (IMAP, CPCV).
Le département de chimie de l'ENS offre une formation généraliste au plus haut niveau couvrant tous les aspects au cœur de la chimie (chimie physique, organique, inorganique, théorique, matériaux) ainsi qu'à ses interfaces. Elle propose des ouvertures aux frontières (biologie et physique) et dispense une formation par la recherche (immersions en laboratoire de recherche, stages, ateliers, séminaires...).
D'une durée d'au moins 3 ans, la formation prédoctorale est constituée de la validation d'une Licence 3 (1 an), d'un Master (2 ans) et d'un supplément de cours multidisciplinaires suivis dans les différents départements scientifiques ou littéraires de l'ENS. Elle est validée par le diplôme de l'ENS (DENS). Les cours de première année (DENS1 / L3) et deuxième année (DENS2 / M1) se déroulent au département de chimie de l'ENS; la seconde année de master recherche est ensuite effectuée dans un des nombreux parcours
(DENS3 / M2) accessibles aux normaliennes et normaliens. En général, une quatrième année est consacrée à des cours complémentaires ou des stages.
Chaque promotion est constituée d'une quinzaine d'étudiants et étudiantes, portant le nombre total d'étudiants suivis à environ 60.
Le département de chimie de l'ENS est également fortement impliqué dans le Master de Chimie de l'Université Paris Sciences et Lettres (PSL).
Ce poste est placé sous l'autorité́ hiérarchique de la responsable administrative de la structure, avec un rattachement fonctionnel à la direction des études du département et aux responsables d'année.
Volet pédagogique :
Assurer le suivi pédagogique et la gestion des études du cursus de formation en lien avec les responsables d'années (gestion des candidatures, des inscriptions administratives et pédagogiques, suivi des étudiants, saisie des notes, édition des relevés, ...)
Volet administratif :
Réaliser les activités de gestion administrative et logistique en lien avec la gestion de site, la vie institutionnelle du département et de ses unités, la communication (diffusion d'informations, mise à jour site web et intranet)
ACTIVITÉS PRINCIPALES
Volet pédagogique :
• Assurer le suivi pédagogique et la gestion des études du cursus de formation en lien avec les responsables d'années (gestion des candidatures, des inscriptions administratives et pédagogiques, suivi des étudiants, saisie des notes, édition des relevés, ...)
• Mettre à jour les maquettes et le catalogue d'enseignement afin de tenir compte des évolutions pédagogiques et permettre le déversement des données sur les outils de gestion associés
• Affecter les salles et assurer leur bon fonctionnement
• Réaliser le suivi administratif lié aux périodes de stage (conventions, ordres de missions, paiement de bourses,...)
• Assurer la gestion des études en collaboration avec les universités partenaires (SU, PSL)
• Réaliser la gestion logistique de l'organisation des examens, des oraux de concours, des jurys, ...
• Réaliser la gestion financière de la ligne budgétaire de la formation prédoctorale sur Sifac (commandes, missions des étudiants, bourses,...)
• Participer à la mise à jour du suivi de cohorte en lien avec les responsables pédagogiques
Volet administratif :
• Réaliser les activités de gestion administrative et logistique en lien avec la gestion de site, la vie institutionnelle du département : réservation et gestion des salles et du matériel, suivi des stocks et réapprovisionnement
• Informer et orienter dans leurs démarches les interlocuteurs de la structure
• Organiser les évènements de la communauté : journées du département, journée des doctorants, séminaires périodiques

• SPECIFICITES DU POSTE (conduite de projet, encadrement, sujétions particulières....)
Confidentialité des informations traitées. Contraintes horaires possibles suivant le calendrier des études.
CHAMPS DES RELATIONS
Internes : ensemble de la communauté́ du département et de ses unités, et plus spécifiquement la direction, la direction des études, les responsables d'année, les étudiants et enseignants, service de scolarité, vie étudiante, bureau des stages, ...
Externes : visiteurs, invités, les services de scolarité des établissements partenaires, ...