Gestionnaire de scolarité en Licence 1& 2 - géographie H/F

Gestionnaire de scolarité en Licence 1& 2 - géographie H/F - UP1 Panthéon Sorbonne 

Fiche de poste susceptible d’évolution en fonction des besoins du service
Activités principales :
Gestionnaire de scolarité en géographie Licence 1 et 2, Accueil général de 4 composantes 50% du temps Gestion des étudiants avec aménagements pour le service Portefeuille de gestion pour les doubles licences : Gestion de la licence 1&2 géographie Gestion de la licence 1&2 géographie- histoire Gestion de la licence 1&2 géographie – droit Gestion de la licence 1&2 géographie – économie Gestion de la licence 1&2 philosophie- histoire Gestion de la licence 1&2 histoire-philosophie
Le chargé de gestion en scolarité facilite les relations administratives entre la structure universitaire et les étudiants et enseignants, gère la scolarité de l’étudiant de l’inscription pédagogique aux notes.
Niveau et nature des responsabilités essentielles :
• Chargé de la gestion de scolarité en géographie, 450 étudiants
• Chargé de la gestion des étudiants ayant des aménagements pour le service de la coordination des sciences humaines L1- L2, référente handicap
• Gestion des matières optionnelles mutualisées en sciences humaines (économie-droit)
• L’activité essentielle se fait sur l’application apogée et la messagerie Mozilla Thunderbird.
• Accueil physique et téléphonique C’est un public étudiant 18/20 ans
• Venir en appui aux scolarités d’histoire et de philosophie selon les besoins
Missions :
Vis à vis des étudiants :
• Les accueillir, les informer et les renseigner, y compris les étudiants réorientés de novembre
• Les informer et les inscrire dans les enseignements pour les 2 semestres
• Leur communiquer le calendrier des dates d’examen pour les 3 périodes.
• Leur indiquer les modalités de contrôle des connaissances

• Les informer tout au long de l’année
• Utiliser les listes de diffusion pour transmettre l’information aux étudiants
• Gérer et encadrer les étudiants handicapés lors des examens
Vis à vis des enseignants :
• Les accueillir, les informer et les renseigner.
• Leur fournir leurs listes de TD pour les 2 semestres, réclamer les mises à jour
• Leur communiquer le calendrier des dates d’examen pour les 3 périodes.
• Les informer tout au long de l’année
• Utiliser les listes de diffusion pour transmettre l’information
• Gérer le carnet d’adresse sur Thunderbird
Les missions sont constituées de 4 étapes : Gestion des nouvelles candidatures, les inscriptions pédagogiques, les examens, les notes, les calculs pour les licences suivantes : Gestion de la licence 1&2 géographie Gestion de la licence 1&2 géographie- histoire Gestion de la licence 1&2 géographie – droit Gestion de la licence 1&2 géographie – économie Gestion de la licence 1&2 philosophie- histoire Gestion de la licence 1&2 histoire-philosophie
1/- Gestion des nouvelles candidatures :
- Gestion et traitement des dossiers de CPGE sur ecandidat
- Gestion et traitement des nouvelles candidatures sur ecandidat y compris les étudiants réorientés de novembre
2/ Inscription pédagogique :
- Paramétrage des IPWEB sur apogée
- Paramétrage des cours et TD dans apogée
- Vérification des inscriptions pédagogiques pour les 2 semestres
- Réserver des salles pour rattrapages de cours ou TD
- Gérer les absences des enseignants
- Informer les nouveaux enseignants sur les procédures administratives et les locaux
- Communication avec les enseignants
- Gérer les problèmes de salles et de chevauchement de TD avec le service du planning.
3/ Les examens :
- Gestion des sujets d’examen
- Paramétrage de la saisie des dates d’examens sur apogée
- Impression des sujets d’examens
- Gérer les sujets des examens le jour des examens (apporter les sujets dans les salles)
- Gérer les étudiants ayant des aménagements lors des examens
- Horaires variables en périodes d’examens, arrivée 7h30, départ après 18h, examens du lundi au samedi sur 3 périodes de l’année
4/ Les notes :
- Paramétrage de la saisie des notes de TD à distance pour les enseignants
- Vérification et gestion de la saisie des notes
- Préparation des procès-verbaux et des relevés de notes pour les étudiants en vue de la délibération du jury de fin semestre et de fin de session.