Gestionnaire administratif et financier H/F

La Direction des Affaires Financières (DAF) assure les missions suivantes : mise en œuvre de la politique budgétaire et financière selon la stratégie pluriannuelle et les enjeux de l’École ; préparation et contrôle des actes financiers ; production et analyse des tableaux de bord financiers ; optimisation de la fonction finances ; émission des titres de recettes ; supervision financière des différents contrats de recherche ; pilotage et suivi des dossiers fiscaux ; optimisation du système d’information budgétaire et financier ; suivi proactif du mécénat en lien avec la Fondation ; suivi et interactions avec l’Institut Polytechnique de Paris et des filiales de l’École polytechnique.

Rattaché(e) au pôle chaires et contrats du bureau gestion opérationnelle et en collaboration avec les entités métiers, vous aurez pour rôle l’exécution administrative et financière des différents contrats, en particulier des contrats d’enseignement et de recherche appelés chaires.

A ce titre, vous assurez les missions principales suivantes :

1/ Gestion du budget :

• Suivre l’exécution budgétaire des contrats ;
• Alimenter des tableaux de bord ;
• Prendre part aux activités de reporting financier ;
• Conseiller les responsables scientifiques des contrats en vue des prévisions budgétaires ;
• Travailler en étroite relation avec les responsables scientifiques des contrats ;

2/ Gestion des commandes :

• Contrôler et traiter les demandes d’achat ;
• Veiller au respect des règles et procédures (code de la commande publique) ;
• S’assurer du respect des budgets des contrats ;
• Constater les livraisons et la réalisation des prestations (constatation du service fait) ;
• Suivre le paiement des fournisseurs en lien avec le service Comptable de l'École ;

3/ Gestion administrative des recrutements et des stages :

• S’assurer du respect des budgets des contrats ;
• Préparer les dossiers de demandes de recrutement et de vacation : collecter les informations et documents nécessaires pour l’instruction des demandes, suivre les procédures de demande de recrutement et de vacation, solliciter les visas et signatures auprès des services compétents, informer les responsables scientifiques des contrats des délais et procédures.
• Préparer les dossiers de stage : collecter les informations et documents nécessaires pour l’instruction des dossiers de stage, relire les conventions de stage et les compléter/corriger au besoin, suivre la procédure de signature des conventions de stage, préparer et faire signer les attestations de présence mensuelles.

4/ Gestion des déplacements professionnels :

• Instruire les demandes de missions : établir les ordres de mission, réaliser les réservations de transport et d'hébergement.
• Effectuer les demandes de remboursement de frais : collecter et contrôler les pièces justificatives, enregistrer les documents justificatifs dans le logiciel dédié, suivre la réalisation du paiement.

De manière générale, apporter son soutien à sa hiérarchie pour toute décision administrative et financière et collaborer étroitement avec les autres membres de la direction.

 Activités complémentaires :

• Participer aux réunions transverses en matière de gestion ;
• Participer aux travaux contribuant à la performance de la fonction financière et notamment la comptabilité analytique, l’aide à la décision, l’optimisation des processus et aux travaux d’optimisation continue de la DAF et à la performance financière de l’établissement.

Dans le cadre de vos missions pour l’École polytechnique, vous pourrez être amené(e) à travailler sur l’ensemble des périmètres financiers et contribuer au développement d’IP Paris.

Ce poste est à pourvoir à Palaiseau (Essonne) par voie de détachement (catégorie B) ou par voie contractuelle.

Nous sommes faits pour vous car :

Vous intégrerez une institution de réputation mondiale et découvrirez une diversité de métiers et des perspectives de carrières. Vous rejoindrez ainsi un écosystème d’innovation unique.

Les missions que nous confions à nos collaborateurs sont ainsi profondément inscrites dans l’ADN de l’École et de ses racines humanistes : se mettre au service de l’intérêt général par la recherche du progrès économique, technologique et sociétal.

Dans cet esprit de responsabilité, l’École polytechnique s’engage activement dans une démarche de développement durable et de responsabilité sociétale. La défense de l’égalité des chances, la promotion de la diversité sous ses différentes formes et la réduction de l’impact environnemental sont placés au centre des ambitions stratégiques de l’École.

Vous bénéficierez des avantages suivants :

• 25 jours de congés + 18 RTT
• Télétravail en fonction du poste
• Un remboursement de votre titre de transport à hauteur de 75%
• Des services (restaurant d’entreprise, bibliothèque, Musée de l'X, service postal, coiffeur)
• Des services de santé : kinésithérapeute, ostéopathe gratuit, service médical et assistante sociale sur place
• Des équipements sportifs (piscine, courts de tennis, salle de sport...) et activités sportives variées
• Une participation de 15 euros à la mutuelle de votre choix

Rémunération : fonctionnaires : selon les conditions statutaires (grille indiciaire et IFSE correspondant à l’emploi) ou contractuels : en fonction de l'expérience professionnelle sur des postes de niveau équivalent.

L’École polytechnique s’engage à un recrutement favorisant l’égalité, la diversité et l’inclusion. Toutes les candidatures sont étudiées sans aucune distinction (âge, handicap, sexe, nationalité, religion, orientation sexuelle…).