Délégué de la directrice générale des services H/F

La faculté de médecine :

Ouverte en 1980, la faculté de médecine de l’université Paris-Saclay est l’une des 6 facultés de médecine d’Ile de France. Elle forme des étudiants au métier de médecin, puis les accompagne tout au long de leur parcours professionnel et contribue par la recherche, étroitement liée à la pédagogie et aux soins, à l’avancée sur la connaissance au service des patients.

La faculté de médecine compte :

• 8000 étudiants
• 300 enseignants-chercheurs
• 150 personnels BIATSS

Outre les études médicales initiales, la faculté propose plusieurs Masters, 3 Écoles Doctorales, plus de 100 diplômes d’université dans le cadre de la Formation Continue, un Département de Soins Infirmiers avec 7 IFSI rattachés, un Département Universitaire de formation en Kinésithérapie, un Institut de Formation des Manipulateurs Radio, un Institut de Formation Supérieure Biomédicale (IFSBM), un centre d’Enseignement par Simulation.

Ses hôpitaux de rattachement sont :

• L’hôpital du Kremlin-Bicêtre (Le Kremlin-Bicêtre)
• L’hôpital Paul Brousse (Villejuif)
• L’hôpital Antoine Béclère (Clamart)
• Le Centre de Lutte Contre le Cancer Gustave Roussy (Villejuif)

Dans le domaine de la recherche, la faculté compte 25 unités de recherche, une structure fédérative de recherche, une unité mixte de service…

Positionnement et principaux éléments de la mission:

Sous la responsabilité hiérarchique de la Directrice Générale des Services (DGS) de l’Université et fonctionnelle du doyen de l’UFR, le/la délégué·e de la DGS assure la coordination de la gestion administrative de la composante.

A ce titre, il/elle est en charge et a la responsabilité de tous les services support et d’appui aux missions de formation et de recherche de l’UFR.

Il/elle est le/la premier/ière collaborateur/rice administratif/ve du doyen de la composante. Il/elle a en charge la mise en œuvre opérationnelle de la stratégie décidée par le doyen, en cohérence avec celle définie par la gouvernance de l’université.

Il/elle est garant·e du bon fonctionnement de la composante, du bon déroulement des formations et de la recherche et d’un accueil de qualité des personnels et usagers. Une attention à la question des conditions de travail est indispensable.

Il/elle participe à la définition des orientations stratégiques de l’UFR décidées par le doyen et son conseil. Il/elle en assure la mise œuvre opérationnelle de ces orientations en cohérence avec les orientations stratégiques de l’université, en coordonnant l’ensemble des moyens dévolus à la structure. Il/elle a en charge le pilotage les projets d’évolution technique, administrative ou organisationnelle de la structure, en cohérence avec les choix d’organisation retenus par l’université.

A cet égard, il/elle s’assure de la légalité des actes pris par l’UFR en lien avec la direction des affaires juridiques de l’université.

Il/elle est membre de l’équipe de direction de l’UFR composée du doyen et de ses vice-doyens. Il/elle invité permanent·e du conseil de l’UFR.

Il/elle est le relais de la DGS, auprès de qui il/elle fait remonter les problématiques particulières de l’UFR.

Faisant partie intégrante de l’équipe de la direction générale des services, il/elle peut se voir confier une mission transversale concernant l’université.

Activités principales de l’agent  

Gestion administrative

• En lien étroit avec le doyen, coordonner l’ensemble des activités administratives de l’UFR
• En lien étroit avec le doyen, préparer et suivre les budgets initiaux et leurs réalisations
• Contrôler l’application des règles et procédures administratives et de gestion
• Assurer la bonne articulation des interfaces de gestion entre les services centraux de l’Université et la composante
• Assurer une veille réglementaire
• En lien avec le doyen, régler les dossiers sensibles et les situations de litige avec les différents interlocuteurs en mobilisant les expertises internes et externes nécessaires
• Participer à la négociation et à l’établissement des contrats et conventions de l’UFR
• En lien avec l’administration et les équipes de recherche de l’UFR, établir et maintenir les tableaux de bord de la composante

Management

• Diriger et animer les équipes, sur la base d’objectifs clairs et en proximité
• Accompagner les équipes administratives dans leur bonne compréhension du projet de l’université et des spécificités de l’établissement expérimental
• Rechercher l’efficience et le développement des compétences des personnels administratifs et de support à la recherche
• Organiser régulièrement des réunions de service

Gestion des ressources humaines

• Superviser les opérations de gestion des personnels enseignants-chercheurs des disciplines de santé en lien avec le Département des personnels enseignants-chercheurs des disciplines de santé DGRH A2-3
• En lien avec le Doyen, préparer et ou valider les fiches de postes et propositions d’emplois
• Préparer la campagne emploi BIATSS et les campagnes d’avancements professionnels BIATSS
• Anticiper les besoins en recrutements, repyramidages et promotions de l’UFR en lien avec la direction de l’UFR

Réseaux, groupes de travail, relations extérieures

• Collaborer avec les partenaires relevant du périmètre du ministère en charge de la santé (ARS, CNG, hôpitaux partenaires…) et avec l’INSERM et les Organismes Nationaux de Recherche
• Participer aux échanges dans le cadre de l’animation de la vallée scientifique de la Bièvre, et notamment au comité de suivi opérationnel des opérations d’aménagement campus Villejuif et fort de la Redoute
• Participer à l’activité du réseau des déléguées autour de la direction générale des services de l’université
• Participer aux groupes de travail ad hoc mis en place pour déployer le projet d’établissement, sur ses différents périmètres le cas échéant

Grands projets de l’UFR/ Enjeux spécifiques

• Sous la supervision du Doyen de l’UFR, assurer le suivi et le bon déroulement des opérations de révisions générale des effectifs hospitaliers et universitaires
• Assurer la qualité et la fiabilité de l’organisation des examens nationaux de médecine (examen dématérialisé national (EDN) et examens cliniques objectifs et structurés (ECOS)
• Poursuivre la structuration des activités autour du bâtiment recherche de la Faculté de médecine (animation du comité de site, participation aux travaux sur la mise en place d’une plateforme de gestion mutualisée avec l’INSERM dans le cadre du chantier relatif à la simplification pour la recherche)
• Anticiper et préparer, en lien avec la Direction de l’aménagement et du patrimoine immobilier l’échéance des travaux de restructuration du bâtiment d’enseignement (contrat de plan Etat-Région)
• Être force de proposition dans le cadre des travaux préparatoires au contrat de plan État -Région 2027-2032
• Porter une attention particulière aux enjeux de vie étudiante au sein de la composante et accompagner l’ensemble des projets dans ce cadre

Date limite pour candidater : le 14 août 2024