Chargé de gestion administrative et financière F/H

Environnement de travail

La direction du patrimoine immobilier contribue à définir la politique immobilière du Collège de France et garantit sa mise en oeuvre. Elle réalise ou coordonne l’ensemble des opérations de travaux (gros entretiens, réhabilitation, mise en sécurité, adaptation etc…) dont elle propose la programmation pour l’ensemble du patrimoine immobilier de l’établissement (soit une surface totale d’un peu plus de 50 000 m² SHON). Elle organise et assure le suivi de la maintenance des bâtiments et des installations techniques. Elle est composée de 15 agents et organisée autour de 3 pôles (pôle administratif et financier, pôle entretien-exploitation- maintenance, pôle pilotage immobilier et travaux). Elle collabore avec l'ensemble des directions, chaires, laboratoires et services de l'établissement, et oeuvre en étroite liaison avec le pôle Hygiène et sécurité.

Placé.e sous l'autorité du Directeur du patrimoine immobilier, vous serez responsable du pôle administratif et financier de la direction et vous encadrerez un agent. Vous assurerez la gestion budgétaire, financière et administrative de la direction, y compris dans ses aspects logistiques. Vous travaillerez en lien étroit avec la Direction des affaires budgétaires et financières de l’établissement.

Activités principales

Gestion budgétaire et financière

• Contribuer à l’élaboration du budget de la direction et au processus de dialogue de gestion
• Établir les tableaux de bord adaptés au pilotage du budget de la direction et au suivi de son exécution produire périodiquement les états budgétaires et financiers nécessaires au suivi de l’activité
• Réaliser les actes de gestion financière, en garantir la qualité et en assurer le suivi (saisie des engagements juridiques et certification des services faits dans le logiciel de gestion de l’établissement – ELAP, dans le respect des règles et procédures applicables)
• Produire et/ou collecter les données juridiques et financières prévues par les contrats et procédures (pièces justificatives, factures, situations de travaux etc.)
• Contribuer à l’analyse des coûts, notamment immobiliers, par la mise en place de processus et d’outils adaptés.

Gestion administrative

• Proposer et définir des procédures et des outils de nature à améliorer la gestion de la direction
• Contribuer à l’élaboration des pièces des marchés passés par la direction en étroite liaison avec la direction des affaires budgétaires et financières assurer le suivi d’exécution des marchés et faire remonter au responsable hiérarchique les alertes nécessaires
• Participer à la gestion des stocks et inventaires d’équipements de la direction
• Assurer la circulation de l’information nécessaire au fonctionnement de la direction, notamment en termes de procédures administratives et financières et d’évolution de la règlementation informer et orienter dans leurs démarches les interlocuteurs internes et externes
• Coordonner la gestion logistique de la direction