Assistante de direction

Les informations de profil figurent dans le descriptif du poste.

Organiser pour le Directeur et son équipe de direction la réception, le traitement et la circulation de letapos;information, des documents et des communications téléphoniques liées aux relations internes et externes detapos;un secrétariat detapos;une direction générale.Organiser la gestion logistique (déplacements professionnels, organisation de réunions,). Liaisons hiérarchiques : - Directeur Liaisons fonctionnelles : - Toutes les directions fonctionnelles - Autres établissements publics et privés - Autorités de tutelle - Président de la CME, chefs de pôle, Cadres de santé - Président de la CSIRMT Fonctions principales relevant du secrétariat de Direction commun à la Gouvernance - Accueil et prise en charge téléphonique - Traitement et orientation des appels et des messages téléphoniques - Traitement et mise en forme de documents, rapports et courriers après validation du directeur - Réception, traitement, suivi et envoi des e-mails - Appui à letapos;organisation des instances hospitalières et extra hospitalières (GHT, GCS, ) - Gestion du planning de la direction - Enregistrement, tri, diffusion, suivi, classement et archivages des documents : courriers, notes, rapports des documents du secrétariat de direction, du président de la CME et du Président de la CSIRMT - Réservation et gestion des salles pour la direction. - Gestion des fournitures du service et matériel de bureau - Gestion des congés des directeurs et gardes de direction - Gestion des évaluations des directeurs, primes fonction et résultat - Suivi des comptes-rendus des comités de direction et comités de direction élargis - Suivi annuaire interne (téléphone - email- organigrammes détaillés) - Suivi des conventions liant letapos;établissement à des partenaires extérieurs et mise en forme - Suivi des dossiers institutionnels (mise en forme, diffusion - Appui auprès des dossiers relevant des affaires générales et des contentieux avec la DRH-AM, et Finances (veille juridique, suivi des dossiers, mise en forme juridique, archivages, prises de contact, etc) - Assurer le secrétariat et les comptes-rendus des instances : Conseil de Surveillance, Directoire, Commission Médicale detapos;Établissement, Groupement Hospitalier de Territoire, CSIRMT, autres. - Suivi de la politique detapos;archivage institutionnelle et des décisions de direction. Horaires de travail :Du lundi au jeudi : 08h30-12h00 et 13h30-17h30Le vendredi : 08h30-12h00 et 13h30 et 17h00 Formation et expériences- Bac+2 : secrétariat de direction Assistante de direction et administration générale- Et/ Ou : Expériences significatives en milieu hospitalier, clinique, secteur de la santé, entreprise