Assistant(e) du Directeur de l'Ecole normale supérieure

ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL
La direction de l'ENS-PSL a pour mission de concevoir la politique scientifique et pédagogique de l'École normale supérieure et de la mettre en œuvre. Elle soumet ses propositions au Conseil scientifique dont elle recueille l'avis et au Conseil d'administration qui valide les grandes orientations, ainsi que les choix budgétaires.

L'équipe de direction veille à préserver l'identité de l'École et à garantir son excellence. Elle est particulièrement soucieuse du développement de l'École et de son influence sur le plan national et international. Elle doit coordonner un ensemble de départements, de laboratoires, d'équipes de recherche, comme une collectivité unie et réactive aux transformations de l'administration française et européenne de l'enseignement supérieur et de la recherche. Elle est en outre responsable de l'organisation des ressources communes (patrimoine, logistique, gestion) au service de cette collectivité. Elle met en place des structures de concertation et de décision internes favorisant la discussion et le consensus au sein de l'établissement.
L'équipe de direction est composée de six membres, un directeur, deux directrices adjointes (Sciences et Lettres et Sciences sociales), une directrice générale des services, un délégué à la stratégie et au développement et une cheffe de cabinet. Le cabinet a un rôle de facilitateur et d'organisation afin d'assurer la coordination et la cohérence du travail de l'équipe de direction.
Le poste proposé fait partie du cabinet de la direction qui est composé de trois assistant.e.s de direction placé.e.s sous l'autorité de la cheffe de cabinet.

MISSIONS ET ACTIVITES
• Gestion de l'agenda du Directeur, montage de réunions complexes (multi-personnes, multi-institutions)
• Gestion du courrier départ et arrivée
• Accueil physique et téléphonique
• Préparation de réunions internes et de leur logistique correspondante
• Suivi des dossiers sensibles de la Direction et transmission des prises de décisions
• Traitement de l'information entrante et sortante : recueil de l'information, élaboration de projets de réponses à des courriers, suivi et diffusion de tout document écrit ;
• Organisation des déplacements du Directeur en France et à l'international (UE et hors UE) : préparation logistique en lien avec les divers correspondants, rédaction de déroulés, gestion administrative et budgétaire
• Organisation logistique de certains événements spécifiquement en lien avec le directeur (séminaire du directeur, petits-déjeuners du directeur avec les étudiant.e.s, ...) : définition des besoins, élaboration de rétro plannings, diffusion de consignes aux services de l'ENS et aux prestataires extérieurs, contrôle de leur application et du bon déroulement de l'évènement, gestion des aléas éventuels ;
• Suivi du budget de la Direction (400 K€) : engager, en lien avec les prestataires externes, les bons de commandes du cabinet dans le respect du code de la commande publique
• Production régulière du bilan des dépenses pour chaque ligne de la direction
• Établissement des ordres de mission en France et à l'étranger et suivi des remboursements pour le codir et le codir élargi le cas échéant

Champ des relations
en externe : les membres de la communauté de l'enseignement supérieur et de la recherche (Cabinets ministériels, Rectorats, ENS Lyon, Saclay et Rennes, Universités françaises et étrangères, ...), membres de la société civile, prestataires extérieurs.
en interne : personnels des services administratifs, financiers et logistiques de la direction générale des services, des départements et des laboratoires, enseignants-chercheurs, chercheurs, élèves et étudiants.