CONSEIL DEPARTEMENTAL DE SEINE SAINT DENIS

Assistant.e de direction H/F

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DATE DE PUBLICATION	03/05/2024	TYPE DE CONTRAT	Titulaire, Contractuel
RECRUTEUR	CONSEIL DEPARTEMENTAL DE SEINE SAINT DENIS	CATÉGORIE	B
LIEUX DE TRAVAIL	Seine-Saint-Denis	SALAIRE	Non communiqué
VALABLE JUSQU'AU	02/06/2024

Poste

Raison d’être du poste :

L’assistant.e de direction assure la tenue du secrétariat de la DINSI (gestion des agendas, gestion du courrier etc.). Il /elle collabore avec l’ensemble des encadrants de la direction (directeurs, chefs de services et de bureaux etc.) afin de les assister dans l’organisation fonctionnelle de leurs activités.

Missions principales :

Organiser et ajuster les emplois du temps par une gestion proactive des agendas électroniques partagés et être force de propositions (vérification des participants, durée des réunions, gestion des lieux/salles etc.).
Assurer les fonctions relatives au secrétariat pour la direction : accueil physique et téléphonique en sachant hiérarchiser (degré d’importance, d’urgence), filtrer, rediriger, transmettre, gestion et suivi du courrier entrant/sortant et des parapheurs (mise en forme, enregistrement) etc.
Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique : rédaction de notes et de courriers à partir de consignes orales et/ou de dossiers ; prise de notes, rédaction objective et suivi de compte-rendu et remise en forme de documents sous une forme appropriée (tableau, graphique, présentation powerpoint...)
Gestion et coordination des évènements transversaux de la DINSI (Plénière direction et services, évènements conviviaux, etc …)
Référente Hygiène et sécurité pour la direction : exercice d’évacuation incendie, tenue du registre hygiène et sécurité
Veiller à la bonne tenue des espaces partagés : encombrement des couloirs, dalles descellées, affichage, etc., pour transmission le cas échéant des éléments au référent logistique du BAG

Profil

Compétences attendues :

Relationnelles :

Savoir respecter les obligations de discrétion et de confidentialité
Savoir travailler en équipe et en transversalité
Savoir transmettre les informations à sa hiérarchie et l’alerter des aléas, contraintes et difficultés rencontrées
Savoir s’adapter aux différents interlocuteurs

Organisationnelles :

Savoir organiser son travail en fonction des objectifs, des priorités et de la charge de travail
Savoir faire preuve d’autonomie, de rigueur et d’initiative
Connaître les circuits et procédures administratives internes à la collectivité

Techniques :

Superviser un agenda et les prises de rendez-vous
Maîtriser les outils bureautiques, téléphoniques, et les logiciels métier spécifiques
Savoir chercher l’information et la vérifier

Moyens mis à disposition : Outils informatiques, messagerie Outlook, applications métier
Niveau d’études : Diplômes requis : BAC

Employeur

Venez bifurquer en Seine-Saint-Denis ! Pour donner du sens à votre parcours professionnel, empruntez le chemin de la Seine-Saint-Denis.

Avec ses 8000 agents, le territoire construit son avenir en menant des actions éducatives, environnementales et sociales ambitieuses. Un territoire qui se transforme à la hauteur des événements et des équipements qu'il va accueillir.

Au sein de notre collectivité, + de 200 métiers ont permis à tous nos collaborateurs·trices de prendre en main leur carrière.

Chacune de nos missions a du sens, nous accompagnons, nous changeons le regard et nous transformons positivement le territoire.

Employeur responsable, nous œuvrons à ce que notre politique recrutement reflète la richesse et la diversité de notre territoire. Ainsi, nous sommes fiers d’être la première Collectivité à avoir été doublement labellisée : Diversité et Égalité Femme / Homme.