Assistant(e) de Direction - Direction générale F/H

Le secrétariat de la Direction Générale assure le soutien administratif et organisationnel de la Directrice Générale de l’École polytechnique, également Présidente par intérim. Il est composé de deux agents dont le présent poste.

À l’interface entre la Direction Générale, la Présidence, les membres du cabinet, les directions internes et les partenaires de l’École polytechnique, le secrétariat joue un rôle central de coordination, de veille et de fiabilisation des processus. Il est à l’interface avec des entités de premier ordre et garantit la continuité des fonctions exécutives et la fluidité du fonctionnement de la gouvernance.

Vous aurez pour rôle de contribuer au bon fonctionnement de la Présidence/Direction générale en assurant, dans un environnement exigeant et stratégique, un appui administratif, organisationnel et logistique de haut niveau.

A ce titre, vous assurerez les missions principales suivantes :

• Assurer la gestion quotidienne d’un agenda complexe et à forte volumétrie, impliquant une coordination étroite avec le cabinet, les services de direction, les partenaires institutionnels et les tutelles. Visant à garantir une organisation fluide, cohérente et sécurisée de l’emploi du temps de la Directrice générale ;
• Filtrer et organiser le traitement des courriers électroniques et des sollicitations adressées à la Directrice générale, selon leur nature, leur urgence et leur degré de confidentialité ;
• Participer à l’organisation logistique des réunions, rendez-vous et événements impliquant la DG : réservation de salles, transmission des informations d’accès, commandes de prestations (repas, pauses), accueil des invités, mise à disposition des documents de travail ;
• Organiser les déplacements professionnels de la Directrice générale en France comme à l’international : coordination avec les services compétents, gestion des réservations, constitution des dossiers logistiques ;
• Assurer le support administratif du cabinet : notes de frais, commandes de fournitures, gestion des congés ;
• Gérer l’ensemble du courrier entrant et sortant : réception, tri, préparation des documents à la signature, mise en forme selon la charte graphique et archivage ;
• Élaborer, relire et mettre en forme des documents administratifs ou institutionnels (correspondances, notes, relevés de décision, supports de présentation) ;
• Assurer le suivi opérationnel des actions ou décisions confiées par la Directrice Générale : coordination avec les interlocuteurs concernés, traçabilité des actions menées, compte rendu de l’état d’avancement.

Un appui occasionnel peut être apporté aux membres du cabinet pour l’organisation de réunions ou d’autres tâche d’appui.

Activités complémentaires : 

• Contribuer à la coordination de réceptions, cérémonies ou événements protocolaires, en lien avec le cabinet et les services concernés ;
• Participer à la veille sur l’actualité institutionnelle, notamment en lien avec les partenaires ou tutelles ;
• Servir de relais de coordination entre les directions internes ou avec des partenaires extérieurs, à la demande de la Directrice Générale.

Dans le cadre de vos missions pour l’École polytechnique, vous pourrez être amené(e) à travailler en étroite collaboration avec les autres écoles d’IP Paris et sur des projets et tâches partagées.

Ce poste est à pourvoir à Palaiseau (Essonne) par voie de détachement (catégorie A) ou par voie contractuelle.

Nous sommes faits pour vous car :
 
Vous intégrerez une institution de réputation mondiale et découvrirez une diversité de métiers et des perspectives de carrières. Vous rejoindrez ainsi un écosystème d’innovation unique.
 
Les missions que nous confions à nos collaborateurs sont ainsi profondément inscrites dans l’ADN de l’École et de ses racines humanistes : se mettre au service de l’intérêt général par la recherche du progrès économique, technologique et sociétal.
 
Dans cet esprit de responsabilité, l’École polytechnique s’engage activement dans une démarche de développement durable et de responsabilité sociétale. La défense de l’égalité des chances, la promotion de la diversité sous ses différentes formes et la réduction de l’impact environnemental sont placés au centre des ambitions stratégiques de l’École.

Vous bénéficierez des avantages suivants :

• 25 jours de congés + 18 RTT
• Télétravail en fonction du poste
• Remboursement du titre de transport à hauteur de 75%
• Des services (restaurant d’entreprise, bibliothèque, Musée de l'X, service postal, coiffeur)
• Services de santé : kinésithérapeute, ostéopathe gratuit...
• Équipements sportifs (piscine, courts de tennis, salle de sport...)
• Mutuelle collective (sauf cas de dispense) prise en charge à 50%

Rémunération : fonctionnaires : selon les conditions statutaires (grille indiciaire et IFSE correspondant à l’emploi) ou contractuels : en fonction de l'expérience professionnelle sur des postes de niveau équivalent.

L’École polytechnique s’engage à un recrutement favorisant l’égalité, la diversité et l’inclusion. Toutes les candidatures sont étudiées sans aucune distinction (âge, handicap, sexe, nationalité, religion, orientation sexuelle…).