Assistant de direction (H/F)

La Direction de la cohésion sociale et du Centre Communal d'Action Sociale (C.C.A.S.) recherche Un Assistant de direction (H/F)

Sur le grade des Rédacteurs territoriaux (Réf. 5056)

Sous la responsabilité de la directrice, vous assurez un rôle support auprès de la directrice de la cohésion sociale et du CCAS, en matière d’organisation, de gestion, de communication, d’accueil et de suivi des dossiers.

MISSIONS

Dans ce cadre, vos missions sont les suivantes :

Organisation des activités de la Directrice

Organiser l’agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités, organiser les déplacements

Rappeler les informations importantes et transmettre les messages

Assurer les relations interinstitutionnelles

Etre garant du respect de la représentation de l’institution auprès du public et des partenaires

Assurer l’interface avec les chefs de services de la direction. Assurer occasionnellement l’assistance aux chefs de services et/ou responsables de missions ne disposant pas de secrétariat pour les évènements importants liés à leurs activités

Assurer la veille documentaire

Organiser, assurer la logistique et le matériel pour les réunions

Rédiger les ordres du jour en concertation avec le directeur et en assurer la diffusion

Respecter les délais de transmission de documents avant la réunion

Prendre des notes lors des réunions et rédiger les comptes rendus

Assurer l’organisation de conférences d’envergure départementale, régionale ou nationale (UNCCAS, ACTAS, Stratégie Pauvreté,..) avec de multiples partenaires institutionnels.

Elaborer les fichiers contacts

Suivi des projets et activités de la Directrice

Réaliser et compléter des tableaux de suivi. Mettre à jour les fichiers

Rédaction de notes et de courriers à partir de consignes orales et/ou de dossiers

Participer à la rédaction du rapport d’activité annuel

Renseigner les collaborateurs sur l’état d’avancement d’un dossier

Formaliser des documents de travail. Optimiser les outils de travail

Accueil et gestion administrative

Accueillir, informer et orienter le public et/ou les partenaires. Adapter son discours en fonction de l’interlocuteur

Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers

Réaliser la saisie de documents de forme et contenus divers (courriers, compte-rendu, rapports statistiques, présentation power point, feuilles de calculs, etc.)

Organiser le classement et l’archivage des dossiers et courriers

Gestion du courrier : réceptionner, enregistrer et ventiler les courriers dans le logiciel dédié

Assurer une veille relative aux réponses apportées par les services

Recevoir et transmettre les messages téléphoniques et les courriers mails

Mettre en forme et envoyer des documents à la demande de la Directrice

CONDITIONS D’EXERCICE

Pics d’activités occasionnels selon les nécessités du service