Assistant de direction générale (H/F)

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DATE DE PUBLICATION	27/12/2024	TYPE DE CONTRAT	Titulaire
RECRUTEUR	AMIENS METROPOLE	CATÉGORIE	B
LIEUX DE TRAVAIL	Somme	SALAIRE	Non communiqué
CODE POSTAL	80000	VALABLE JUSQU'AU	26/01/2025

Poste

La Direction Générale Adjoint Attractivité du Territoire recherche

1 Assistant(e) de Direction Générale (H/F)

Sur le grade de Rédacteur (Réf. 5074)

MISSIONS

Sous la responsabilité du Directeur Général Adjoint, vous assurez un rôle support en matière d’organisation, de gestion, de communication, d’accueil et de suivi des dossiers.

A ce titre, vos missions sont les suivantes :

Gestion administrative :

- Vous rappelez les informations importantes et assurez la transmission des messages.
- Vous recevez et transmettez les messages téléphoniques et les courriers mails en qualifiant les sollicitations.
- Vous anticipez et mettez à disposition tous les documents nécessaires à la tenue des réunions quotidiennes du DGA.
- Vous réceptionnez, relisez (visa du DGA) et enregistrez le courrier reçu dans le logiciel ELISE et le répartissez.

Organisation et planification :

- Vous organisez l’agenda et organisez les déplacements.
- Vous élaborez les ordres du jour et respectez les délais de transmission de documents avant réunion.
- Vous participez ponctuellement aux réunions et rédigez des comptes rendus.
- Vous gérez la logistique liée aux réunions, réservez des salles, envoyez les convocations, etc.
- Vous vous assurez que les services mettent en œuvre les directives dans les délais impartis.

Mission d’accueil :

- Vous assurez un accueil physique et téléphonique.
- Vous renseignez les interlocuteurs et relayez les informations auprès des services.
- Vous adaptez votre discours en fonction de votre interlocuteur et gérez des situations conflictuelles.

Travaux de secrétariat :

- Vous rédigez, mettez en forme et envoyez tous types de courriers et documents.
- Vous réalisez la saisie de documents dans le logiciel Posactes, assurez un suivi des dossiers de la DGA et vous vérifiez leur complétude.
- Vous organisez le classement et l’archivage des dossiers et courriers et effectuez de la recherche de documentation.
Par ailleurs, vous êtes référent(e) des assistantes de direction de la DGA en animant et contrôlant les actions. Enfin, vous avez un rôle de correspondant RH par la réalisation de convocations, la transmission d’évaluations, la réalisation et le suivi des congés dans le logiciel INCOVAR.

CONDITIONS D’EXERCICE

Confidentialité/ Polyvalence des tâches / Disponibilité / Travail en équipe

Profil

Vous êtes titulaire à minima d’un diplôme type BAC, de préférence d’un BAC+2. Vous disposez de connaissances dans les procédures administratives et êtes à l’aise avec les outils informatiques. Vous disposez de bonnes techniques rédactionnelles et avez un bon niveau d’orthographe. Avoir des notions en finances publiques et dans le statut de la fonction publique territoriale sera un avantage pour ce poste.

Justifier d’expériences en assistanat de direction est souhaité pour la prise de fonction. Une expérience en collectivité territoriale sur poste similaire ainsi qu’une maîtrise de l’anglais seront appréciées.

Vous appréciez le travail en équipe. Rigoureux et réactif dans votre quotidien, vous êtes autonome dans votre gestion des priorités.

Vous disposez de bonnes qualités relationnelles et rédactionnelles et vous avez le sens des responsabilités et de l’organisation.
Résistant au stress, vous opérez un devoir de discrétion et de confidentialité

Employeur

S'installer à Amiens, c'est venir profiter de tous les atouts d'une métropole moderne, jeune, innovante et dynamique, la qualité de vie en plus.Parcourue par le fleuve Somme, la ville a su concilier développement urbain et respect des espaces naturels. Une ville qui se dévoile aisément, grâce à l'accueil chaleureux de ses habitants. Une ville où il fait bon vivre en somme, prête à vous accueillir les bras ouverts.

AMIENS MÉTROPOLE, communauté d’Agglomération créée le 1er janvier 2000, située à 1 h 15 de Paris, compte environ 180 000 habitants et représente la 31e communauté d’agglomération la plus peuplée de France. Composée de 39 communes, elle tient à ce titre une place importante en tant que 2ème ville des Hauts de France et de par sa situation géographique au centre du département de la Somme et au cœur du Nord de la France.

Chiffres-clés

180 000 HABITANTS

4ème VILLE LA PLUS VERTE DE FRANCE

1H10 DE PARIS

32 000 ETUDIANTS

2 MONUMENTS UNESCO

Informations employeur

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Pour tout renseignement, vous pouvez contacter le Chargé de Développement RH référent du dossier par téléphone au 03.22.97.41.82.
Pour postuler, veuillez compléter votre dossier de candidature (en rappelant la référence 5074) avant le 26/01/2025.

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