Assistant de direction générale (H/F)

MISSIONS :

Activités principales :

Assister le DGS dans l’exécution de ses missions

• Gérer l’agenda du DGS (Répondre aux demandes faites par téléphone, mettre en forme les courriers, transmettre les parapheurs, prendre les rendez-vous, organisation des réunions, rédaction des comptes-rendus des réunions de direction)
• Accueil physique, réception des appels téléphoniques
• Préparer et participer au traitement des dossiers
• Prendre en charge certains dossiers
• Suivre le traitement des contentieux en liaison avec le service juridique.

Assurer la gestion des actes administratifs liés au conseil municipal :

• Préparation de l’ordre du jour, des notes de synthèse (projets de délibérations et annexes), gestion des convocations et suivi de la procédure jusqu’à l’obtention du caractère exécutoire de l’acte.
• Gestion des décisions municipales
• Gestions des arrêtés relatifs à l’administration générale
• Communication des documents entre la sphère des élus, l’administration et le DGS
• Garantir la conformité juridique des actes

Gestion administrative générale :

• Enregistrement du courrier de la collectivité,
• Préparation et diffusion des notes de services, annuaire interne des élus,
• Prendre en charge certains dossiers.

Activités secondaires :

• Assurer, de manière ponctuelle l’intérim de l'assistante de Madame le Maire (Une demi-journée par semaine en moyenne).
• Assurer la gestion des plannings et du matériel nécessaire aux astreintes des élus.
• Assurer une partie de l’organisation administrative, en lien avec l’élu en charge des cérémonies officielles.
• Assiste les membres de la commission du PCS (Plan Communal de Sauvegarde)

CONDITIONS D’EXERCICES :

• Rythme de travail soutenu, pics d'activité liés aux échéances de la collectivité, à l'agenda de l'élu, aux imprévus
• Disponibilité
• Obligation de réserve
• Échanges fréquents avec les administrations de l’Etat (Préfecture, Sous-préfecture) et collectivités territoriales, les administrés
• Echanges constants avec l’ensemble des services