Assistant administratif pôle projet H/F

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Activités principales

Assistance administrative au service :

• Apporter un soutien administratif au responsable de pôle et aux chefs de projet
• Gérer les agendas et organiser les réunions.
• Rédiger des comptes-rendus, courriers techniques (OS, mises en demeure, fiches GPA).
• Mettre en forme et diffuser des documents, et programmer les revues de processus.
• Participer à l'actualisation des procédures.

Suivi des projets :

• Créer et mettre à jour des outils de suivi budgétaire et des calendriers des projets.
• Veiller et alerter sur les échéances (factures, bons de commande, notifications) en lien avec les services marchés et finances.
• Constituer et gérer les dossiers et documents nécessaires au projet (supports de présentation, reporting).
• Organiser le transfert des données vers les services dédiés (PCAP, planothèque, archives).
• Préparer des bilans d'activités.

Accueil et secrétariat :

• Recevoir et traiter les appels téléphoniques et courriers.
• Classer et archiver les documents.
• Remplacer les assistantes du pôle en cas d'absence pour assurer la continuité des missions.

Qualité, sécurité et environnement :

• Respecter les directives en matière d'Hygiène-Sécurité et Environnement.
• Signaler les anomalies et participer à leur résolution.
• Contribuer à l'amélioration des conditions de travail (évaluation des risques, guides techniques).
• Agir pour la sécurité et la réduction des impacts environnementaux.

Activités secondaires

• Assurer les permanences de secrétariat en cas d'absence des assistantes.
• Gérer des missions transversales : commande de fournitures, distribution des tickets restaurants, relais d'informations, participation à des groupes de travail (archivage, changement de messagerie).

Au sein de nos collectivités, une attention particulière est portée aux conditions de travail et au bien-être des collaborateurs.rices.s.

- Carte restaurant (201,40€ pour un temps complet) avec une participation employeur à hauteur de 60%.
- Participation à hauteur de 75% aux abonnements de transports + forfait mobilités durables
- Participation employeur (mutuelle santé et contrat prévoyance)
- Prestations du comité des œuvres sociales (CSO) : chèques vacances, chèques cultures, tickets cinéma, activités culturelles et sportives, loisirs...)
- Aide aux familles (participation aux frais de garde, chèque CESU)
- Carte loisirs (gratuité dans les musées nantais et les piscines municipales nantaises)

Selon profil