Agent polyvalent état civil - H/F - Élections

Participer à la gestion globale du service état civil par l’accomplissement de l’ensemble des différentes activités.

Gérer la liste électorale et organiser les scrutins.

Etat Civil :

• Traiter les jugements reçus (adoption, rectification administrative, changement de régime matrimonial…) ainsi que les mentions
• Traiter les dossiers de PACS (conclusions, dissolutions, modifications)
• Traiter les demandes de changements de nom, prénom.
• Établissement et mise à jour des livrets de famille et duplicatas.
• Délivrer les copies d’actes d’état civil (édition et signature des demandes faites par courrier, internet).
• Traitement des demandes COMEDEC et internet.
• Informer les usagers sur les démarches (suite à une naissance...)
• Traiter toutes les missions déléguées à l’État Civil.

Prise en charge des dossiers de mariage :

• Identifier les conditions et les formalités utiles à la validité d’un mariage
• Apprécier les actes d’état civil présentés (selon les pays)
• Établir et afficher la publication du mariage
• Préparer le dossier pour la célébration (interpellation et articles du Code civil, livret de famille, avis de mention)
• Assister l’élu pour la célébration (en semaine et le samedi).
• Tenir le registre des mariages

Tenue des statistiques :

• Alimenter les tableaux statistiques (mensuels)

Gestion du courrier :

• Traiter le courrier état civil : demandes d’actes (par courrier, internet ou COMEDEC), livrets de familles…
• Mettre sous plis les courriers

Missions ponctuelles

• Toute tâche qui s’avère nécessaire à la continuité du service public.
• Participer à la gestion de la liste électorale et à l’organisation des scrutins.
• Polyvalence inter services au niveau de la Direction de l’État Civil et des Affaires Générales.
• Assurer des permanences aux décès-concessions le samedi matin.

Gestion de la liste électorale en conformité avec les textes règlementaires :

• Créer, compléter et instruire les demandes d’inscriptions sur la liste électorale avant leur validation : conformité des pièces justificatives, saisie du dossier,
• Envoyer les notifications d’acceptation ou de refus d’inscription,
• Suivre les compléments de dossiers,
• Traiter les changements d’adresse sur la commune, les inscriptions d’office, les radiations d’office (décès, perte d’attache avec la commune, perte de la nationalité),
• Classer les dossiers en vue des réunions de la commission de contrôle.

Préparation des scrutins :

• Traiter les procurations de vote : enregistrement, relecture et classement
• Préparer les urnes et les documents nécessaires au bon déroulement du scrutin et du dépouillement
• Traiter les cartes électorales en retour : mise à jour, relecture et classement
• Assurer une permanence téléphonique le jour du scrutin et participer à la soirée électorale (contrôle des PV, feuilles de dépouillement…)

Appartenance à un ou des groupes de travail : En fonction des besoins et des projets en cours.